Energia Taniej przez lata próbowała wdrożyć gotowy CRM. Trzy podejścia, trzy porażki — bo żaden system ERP dla małej firmy nie pasował do tego, jak naprawdę działa firma OZE z Grudziądza. Zamiast kolejnego systemu za dziesiątki tysięcy złotych, zbudowaliśmy im dedykowane narzędzie w Google Sheets. Kalkulator ofertowy ze strażnikiem kompatybilności sprzętu, system magazynowy śledzący każdą śrubkę, generator umów i protokołów, zarządzanie ekipami montażowymi i rozliczenia — 20 arkuszy, czyste formuły, zero VBA.Efekt? Wzrost liczby ofert o ponad 1000% i rozbudowa działu handlowego z 6 do 20 osób.
Energia Taniej sp. z o.o. z Grudziądza działa w branży OZE od ponad 10 lat. Fotowoltaika, pompy ciepła, systemy grzewcze, klimatyzacja, realizacje z programu Czyste Powietrze.Przez te wszystkie lata firma próbowała wdrożyć CRM. Trzy razy. Trzy różne systemy. I za każdym razem ten sam scenariusz — wdrożenie, szkolenie, pierwszy tydzień entuzjazmu, drugi tydzień frustracji, trzeci tydzień powrotu do kartek i telefonów. Bo gotowy CRM za 200 zł miesięcznie od osoby ma 150 funkcji, z których firma potrzebuje 12. A tych 12 nie działa tak, jak powinno w branży OZE.Dzwoni klient. Chce fotowoltaikę. Handlowiec odbiera, zapisuje dane... gdzie? Na kartce. Potem musi przygotować ofertę. Otwiera Excela — ale nie tego Excela, tamtego, co ma ceny z zeszłego tygodnia. Szuka falownika. Nie wie, który magazyn energii pasuje. Dzwoni do kierownika. Kierownik nie odbiera. Handlowiec czeka. Klient czeka. Konkurencja nie czeka.Przygotowanie jednej oferty? Parę godzin. Sześciu handlowców robiło po jedną, dwie oferty dziennie. Reszta czasu? Zamawianie paneli, pilnowanie dokumentacji, rozliczanie monterów, kontrola magazynu. Każdy robił wszystko i nic dobrze.
Rozwiązanie
Nie szukaliśmy gotowego rozwiązania. Byliśmy wewnątrz firmy, widzieliśmy procesy od podszewki. Zamiast próbować wepchnąć te procesy w kolejny gotowy CRM, zbudowaliśmy prosty system, który odwzorowuje dokładnie to, jak Energia Taniej pracuje.Platforma? Google Sheets. 20 arkuszy. Czyste formuły — FILTER, VLOOKUP, warunki logiczne, walidacje list. Zero VBA, zero makr. Bo makra się psują przy aktualizacjach Sheets, a formuły działają zawsze.Google Sheets ma jedną cechę, której żaden zainstalowany Excel nie ma — każdy, z każdego miejsca, w czasie rzeczywistym, widzi te same dane. Handlowiec w terenie na telefonie, biuro na komputerze, szef na tablecie wieczorem. Jeden spójny system, zero przesyłania plików mailem.
Moduły systemu
Kalkulator ofertowy ze strażnikiem kompatybilności
Handlowiec wybiera falownik — system automatycznie filtruje bazę i pokazuje tylko kompatybilne magazyny energii, konstrukcje i osprzęt. Falownik niskonapięciowy? Lista magazynów zawiera wyłącznie modele niskonapięciowe i hybrydowe. Pompa ciepła All-in-One z wbudowanym zaworem trójdrogowym? System wyrzuca zawór z kalkulacji. Handlowiec nie musi znać się na sprzęcie — system dobiera za niego.
System magazynowy
Osobny arkusz, sprzężony z kalkulatorem i zleceniami montażowymi. Magazynier rejestruje wejścia i wyjścia — każdy panel, każdy falownik, każdy kabel, każda śrubka. Stany aktualizują się automatycznie. System generuje zlecenia inwentaryzacyjne i zestawienia dla skarbówki.
Generator umów i dokumentów
Handlowiec klika „Generuj umowę" — system zaciąga dane klienta, parametry instalacji, warunki handlowe. Zlecenie na magazyn automatycznie. Protokół odbioru, schemat ideowy, PPOŻ, harmonogram płatności — wszystko z danymi, które raz wpisałeś przy ofercie.
Zarządzanie ekipami montażowymi
Każdy etap ma swoje miejsce w systemie. Podpisanie umowy, kompletowanie materiałów, zlecenie montażu, realizacja, odbiór, dokumentacja powykonawcza — kamienie milowe z datami planowanymi i rzeczywistymi. Plus moduł rozliczeń — każda ekipa ma swoje stawki, zlecenia, historię.
Efekty wdrożenia
+1000%
wzrost liczby ofert dziennie
6 → 20
handlowców w dziale sprzedaży
20
arkuszy w systemie
3 osoby
obsługują procesy zamiast 6+ handlowców
Jak wyglądał dzień pracy bez systemu — i dlaczego handlowcy bali się ofertować
Żeby zrozumieć, co zbudowaliśmy, musisz najpierw zobaczyć, od czego zaczynaliśmy. Dzwoni klient. Chce fotowoltaikę. Handlowiec odbiera, zapisuje dane... gdzie? Na kartce. Albo w telefonie. Albo w głowie. Potem musi przygotować ofertę. Otwiera Excela — ale nie tego Excela, tamtego, co ma ceny z zeszłego tygodnia. Szuka falownika. Nie wie, który magazyn energii pasuje. Dzwoni do kierownika. Kierownik nie odbiera, bo jest na montażu.Przygotowanie jednej oferty? Parę godzin. Handlowiec nie mógł samodzielnie skalkulować instalacji bez telefonowania do kogoś, kto zna się na sprzęcie. Sześciu handlowców robiło po jedną, dwie oferty dziennie. Reszta czasu? Zamawianie paneli, pilnowanie dokumentacji, rozliczanie monterów, kontrola magazynu. Każdy robił wszystko i nic dobrze. Klasyczna pajęczyna obowiązków.
20 arkuszy, zero makr — system CRM i ERP dla małej firmy w Google Sheets
Nie szukaliśmy gotowego rozwiązania. Byliśmy wewnątrz firmy, widzieliśmy procesy od podszewki. Zamiast próbować wepchnąć te procesy w kolejny gotowy CRM, zbudowaliśmy prosty system, który odwzorowuje dokładnie to, jak Energia Taniej pracuje.
Platforma? Google Sheets. Dlaczego Sheets, a nie od razu system w PHP? Bo firma potrzebowała narzędzia teraz, nie za pół roku. Bo budżet na dedykowany system webowy to 50 000 zł w górę, a na porządne narzędzie w Sheets — ułamek tej kwoty.
20 arkuszy. Czyste formuły — FILTER, VLOOKUP, warunki logiczne, walidacje list. Zero VBA, zero makr. System musiał być tak prosty w obsłudze, żeby nowy handlowiec po jednym dniu szkolenia mógł samodzielnie wystawić ofertę i wygenerować umowę.
Kalkulator ofertowy ze strażnikiem kompatybilności — serce całego systemu
To jest moduł, od którego wszystko się zaczęło. Handlowiec otwiera kalkulator. Wpisuje podstawowe parametry — moc instalacji, typ dachu, lokalizacja. Wybiera falownik z listy rozwijalnej. System sprawdza: ten falownik jest niskonapięciowy czy wysokonapięciowy? Hybryda? Na podstawie tej informacji automatycznie filtruje bazę magazynów energii i pokazuje TYLKO te, które są kompatybilne z wybranym falownikiem. Nie cały katalog 200 pozycji — tylko te 8, które faktycznie zadziałają.To samo z konstrukcjami dachowymi. Wybierasz typ dachu — system podsuwa konstrukcje, które pasują.
Efekt? Wyceny są dokładne co do śrubki w konstrukcji. Handlowiec nie boi się ofertować. Cała oferta generuje się automatycznie. To, co kiedyś zajmowało parę godzin — teraz trwa minuty.
Handlowiec nie musi znać się na sprzęcie — system dobiera za niego
A pompy ciepła? Tu jest jeszcze lepiej. Handlowiec wybiera model All-in-One. System widzi, że ta pompa ma wbudowany zawór trójdrogowy — i automatycznie wyrzuca go z kalkulacji. Bo po co liczyć zawór, skoro jest w środku urządzenia? Przy modelu split — zawór wraca do wyceny. Handlowiec nie musi o tym wiedzieć. System wie za niego.
Magazyn, w którym nie zginie ani jedna śrubka
Większość firm OZE traktuje magazyn jak czarną dziurę. Panele wjechały? No chyba tak. Falowniki są? Sprawdzę jutro. W Energii Taniej magazyn działa inaczej. Osobny arkusz, sprzężony z kalkulatorem i zleceniami montażowymi. Magazynier rejestruje wejścia i wyjścia — każdy panel, każdy falownik, każdy kabel, każda śrubka.System generuje zlecenia inwentaryzacyjne i zestawienia dla skarbówki — bo jak masz towar za setki tysięcy złotych na magazynie, urzędnik skarbowy prędzej czy później zapyta, gdzie to wszystko jest.
Moim zdaniem to jest moduł, który większość firm odkłada na „kiedyś" — a potem traci na niekontrolowanych stanach więcej, niż kosztowałoby wdrożenie systemu.
Od umowy po dach klienta — cały obieg dokumentów w jednym miejscu
Kalkulator liczy. Oferta leci. Klient mówi „tak." No i co teraz? W większości firm OZE — zaczyna się kolejna runda chaosu. Ktoś musi napisać umowę w Wordzie. Ktoś inny musi przygotować zlecenie na montaż. Jeszcze ktoś musi zamówić materiały.U Energia Taniej to wszystko generuje się z jednego miejsca. Handlowiec klika „Generuj umowę" — system zaciąga dane klienta, parametry instalacji, warunki handlowe. Zlecenie na magazyn? Automatycznie. Protokół odbioru? Wzór z wypełnionymi danymi. Schemat ideowy? PPOŻ? Harmonogram płatności?
Nikt nie szuka umowy w losowym folderze. Nikt nie wpisuje tych samych danych po raz piąty w piąty osobny dokument. Raz wpisane — jadą przez cały obieg.
Zarządzanie ekipami i rozliczenia — bo montaż to nie tylko dach
Energia Taniej pracuje z własnymi i zewnętrznymi ekipami montażowymi. To oznacza, że trzeba koordynować ludzi, materiały, terminy i rozliczenia — dla kilkunastu ekip jednocześnie.Przed systemem kierownik montażu trzymał wszystko w głowie i na telefonie. Teraz? Każdy etap ma swoje miejsce w systemie. Podpisanie umowy, kompletowanie materiałów, zlecenie montażu, realizacja, odbiór, dokumentacja powykonawcza — kamienie milowe z datami planowanymi i rzeczywistymi. Kierownik widzi na dashboardzie, która ekipa jest na jakim etapie, co jest opóźnione, co czeka na materiały. Bez dzwonienia.
Do tego moduł rozliczeń. Każda ekipa ma swoje stawki, swoje zlecenia, swoją historię. Koniec z arkuszami prowizyjnymi. System liczy, system pokazuje. Przejrzyście i bez dyskusji.
Galeria
Kalkulator ofertowy ze strażnikiem kompatybilności — handlowiec wybiera falownik, system filtruje kompatybilne magazyny energii i konstrukcje.System magazynowy — stany aktualizują się automatycznie po każdym wejściu, wyjściu i zleceniu montażowym.Generator dokumentów — umowa, zlecenie na montaż, protokół odbioru i PPOŻ generują się automatycznie z danych kalkulatora.
Opinie
5/5, ale gdyby można byłoby ∞/5
— Energia Taniej sp. z o.o., opinia Google
Pan Sebastian to niezawodna firma. Ostatnie zlecenie wykonał od ręki. Wszystko sprawnie i co najważniejsze skutecznie.
— Mateusz eM, opinia Google
Najczęściej zadawane pytania
System porównywalny z tym, co zbudowaliśmy dla Energii Taniej — z kalkulatorem ofertowym, magazynem, generatorem umów i zarządzaniem ekipami — to orientacyjnie wdrożenie rzędu 30 000 zł plus roczna opieka około 10 000 zł. Dla porównania — dedykowany system webowy w PHP to 50 000 zł w górę, a gotowe systemy ERP zaczynają się od kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Dla firmy do 20–30 osób — tak, jeśli system jest dobrze zaprojektowany. Czyste formuły, walidacje danych, arkusze z kontrolowanym dostępem. Ograniczenia? Brak automatycznych maili, ryzyko przypadkowego nadpisania komórek i brak logowania zmian. Gdy firma przerośnie te ograniczenia — migracja na pełny system webowy.
Gotowe systemy CRM dla firm mają 150 funkcji, z których używasz 12 — a tych 12 nie działa tak, jak potrzebujesz. Nasz system ma dokładnie te funkcje, które pasują do procesów Twojej firmy. Kalkulator ofertowy ze strażnikiem kompatybilności sprzętu, system magazynowy śledzący każdy element — tego w żadnym Pipedrive czy Bitrix nie znajdziesz.
Handlowiec wybiera falownik — system automatycznie filtruje bazę i pokazuje tylko kompatybilne magazyny energii, konstrukcje i osprzęt. Np. falownik niskonapięciowy — lista magazynów zawiera wyłącznie modele niskonapięciowe i hybrydowe. Pompa ciepła All-in-One z wbudowanym zaworem trójdrogowym — system wyrzuca zawór z kalkulacji. Handlowiec nie musi znać się na sprzęcie — system dobiera za niego.
Dokładnie tak to planujemy. Excel i Sheets to etap przejściowy — porządkujesz procesy, testujesz workflow, uczysz ludzi pracować w systemie. Gdy firma przerośnie arkusze, migrujemy Cię na dedykowany system w PHP z panelem webowym, automatycznymi powiadomieniami i pełną kontrolą dostępu. Bez budowania od zera — bo wiemy już, co działa.
Chcesz podobne rozwiązanie?
Opowiedz nam o swojej firmie — co robisz, z czym się mierzysz, czego potrzebujesz. Porozmawiamy bez zobowiązań.
Case study — Odnawialne źródła energii (OZE)
