Energia Taniej — case study: system ERP dla małej firmy w Google Sheets

Żeby zrozumieć, co zbudowaliśmy, musisz najpierw zobaczyć, od czego zaczynaliśmy. Dzwoni klient. Chce fotowoltaikę. Handlowiec odbiera, zapisuje dane... gdzie? Na kartce. Albo w telefonie. Albo w głowie. Potem musi przygotować ofertę. Otwiera Excela — ale nie tego Excela, tamtego, co ma ceny z zeszłego tygodnia. Szuka falownika. Nie wie, który magazyn energii pasuje. Dzwoni do kierownika. Kierownik nie odbiera, bo jest na montażu.

Przygotowanie jednej oferty? Parę godzin. Handlowiec nie mógł samodzielnie skalkulować instalacji bez telefonowania do kogoś, kto zna się na sprzęcie. Sześciu handlowców robiło po jedną, dwie oferty dziennie. Reszta czasu? Zamawianie paneli, pilnowanie dokumentacji, rozliczanie monterów, kontrola magazynu. Każdy robił wszystko i nic dobrze. Klasyczna pajęczyna obowiązków.

Nie szukaliśmy gotowego rozwiązania. Byliśmy wewnątrz firmy, widzieliśmy procesy od podszewki. Zamiast próbować wepchnąć te procesy w kolejny gotowy CRM, zbudowaliśmy prosty system, który odwzorowuje dokładnie to, jak Energia Taniej pracuje.
Platforma? Google Sheets. Dlaczego Sheets, a nie od razu system w PHP? Bo firma potrzebowała narzędzia teraz, nie za pół roku. Bo system webowy tej skali — kalkulator z doborem sprzętu, magazyn, generator dokumentów, rozliczenia ekip — kosztuje dziś u nas 25 000–45 000 zł netto, a porządne narzędzie w Sheets od 500 do 5 000 zł.
20 arkuszy. Czyste formuły — FILTER, VLOOKUP, warunki logiczne, walidacje list. Zero VBA, zero makr. System musiał być tak prosty w obsłudze, żeby nowy handlowiec po jednym dniu szkolenia mógł samodzielnie wystawić ofertę i wygenerować umowę.

To jest moduł, od którego wszystko się zaczęło. Handlowiec otwiera kalkulator. Wpisuje podstawowe parametry — moc instalacji, typ dachu, lokalizacja. Wybiera falownik z listy rozwijalnej. System sprawdza: ten falownik jest niskonapięciowy czy wysokonapięciowy? Hybryda? Na podstawie tej informacji automatycznie filtruje bazę magazynów energii i pokazuje TYLKO te, które są kompatybilne z wybranym falownikiem. Nie cały katalog 200 pozycji — tylko te 8, które faktycznie zadziałają.

To samo z konstrukcjami dachowymi. Wybierasz typ dachu — system podsuwa konstrukcje, które pasują.
Efekt? Wyceny są dokładne co do śrubki w konstrukcji. Handlowiec nie boi się ofertować. Cała oferta generuje się automatycznie. To, co kiedyś zajmowało parę godzin — teraz trwa minuty.

A pompy ciepła? Tu jest jeszcze lepiej. Handlowiec wybiera model All-in-One. System widzi, że ta pompa ma wbudowany zawór trójdrogowy — i automatycznie wyrzuca go z kalkulacji. Bo po co liczyć zawór, skoro jest w środku urządzenia? Przy modelu split — zawór wraca do wyceny. Handlowiec nie musi o tym wiedzieć. System wie za niego.

Większość firm OZE traktuje magazyn jak czarną dziurę. Panele wjechały? No chyba tak. Falowniki są? Sprawdzę jutro. W Energii Taniej magazyn działa inaczej. Osobny arkusz, sprzężony z kalkulatorem i zleceniami montażowymi. Magazynier rejestruje wejścia i wyjścia — każdy panel, każdy falownik, każdy kabel, każda śrubka.

System generuje zlecenia inwentaryzacyjne i zestawienia dla skarbówki — bo jak masz towar za setki tysięcy złotych na magazynie, urzędnik skarbowy prędzej czy później zapyta, gdzie to wszystko jest.
Moim zdaniem to jest moduł, który większość firm odkłada na „kiedyś" — a potem traci na niekontrolowanych stanach więcej, niż kosztowałoby wdrożenie systemu.

Kalkulator liczy. Oferta leci. Klient mówi „tak." No i co teraz? W większości firm OZE — zaczyna się kolejna runda chaosu. Ktoś musi napisać umowę w Wordzie. Ktoś inny musi przygotować zlecenie na montaż. Jeszcze ktoś musi zamówić materiały.

U Energia Taniej to wszystko generuje się z jednego miejsca. Handlowiec klika „Generuj umowę" — system zaciąga dane klienta, parametry instalacji, warunki handlowe. Zlecenie na magazyn? Automatycznie. Protokół odbioru? Wzór z wypełnionymi danymi. Schemat ideowy? PPOŻ? Harmonogram płatności?
Nikt nie szuka umowy w losowym folderze. Nikt nie wpisuje tych samych danych po raz piąty w piąty osobny dokument. Raz wpisane — jadą przez cały obieg.

Energia Taniej pracuje z własnymi i zewnętrznymi ekipami montażowymi. To oznacza, że trzeba koordynować ludzi, materiały, terminy i rozliczenia — dla kilkunastu ekip jednocześnie.

Przed systemem kierownik montażu trzymał wszystko w głowie i na telefonie. Teraz? Każdy etap ma swoje miejsce w systemie. Podpisanie umowy, kompletowanie materiałów, zlecenie montażu, realizacja, odbiór, dokumentacja powykonawcza — kamienie milowe z datami planowanymi i rzeczywistymi. Kierownik widzi na dashboardzie, która ekipa jest na jakim etapie, co jest opóźnione, co czeka na materiały. Bez dzwonienia.
Do tego moduł rozliczeń. Każda ekipa ma swoje stawki, swoje zlecenia, swoją historię. Koniec z arkuszami prowizyjnymi. System liczy, system pokazuje. Przejrzyście i bez dyskusji.