Polityka prywatności
Piszemy prosto, co dzieje się z Twoimi danymi, gdy odwiedzasz vulpexsystem.pl, piszesz do nas albo testujesz demo VULPEX CRM MAX. Bez drobnego druku.
Obowiązuje od: Ostatnia aktualizacja:
Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest Sebastian Przybylski, VULPEX System, ul. Mieszka I 3a, 86-300 Grudziądz, NIP 876-229-61-38. W tej polityce piszemy o sobie „my”.
W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na biuro@vulpexsystem.pl albo listem na adres firmy. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo przepisy nie nakładają na nas tego obowiązku.
Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje dane osób, które odwiedzają stronę vulpexsystem.pl, piszą do nas przez formularz kontaktowy, składają wniosek o dostęp do wersji demonstracyjnej VULPEX CRM MAX i korzystają z konta w demo pod adresem demo-crm.vulpexsystem.pl.
Dane, które przetwarzamy w systemach wdrażanych dla klientów (CRM, ERP, strony), opisują umowy z tymi klientami. Tam zwykle działamy na polecenie klienta, który jest administratorem swoich danych.
Jakie dane zbieramy, po co i jak długo
Zbieramy tylko to, czego potrzebujemy w danej sytuacji. Poniżej każda z nich osobno.
| Sytuacja | Jakie dane | Cel i podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Formularz kontaktowy | Imię, adres e-mail lub telefon (jedno z nich albo oba — wybierasz sam), wybrane usługi, etap i termin projektu (jeśli je podasz), temat i treść wiadomości oraz adres podstrony, z której piszesz. Do ochrony przed spamem przez 10 minut przechowujemy skrót (hash) adresu IP. | Odpowiedź na wiadomość i przygotowanie oferty, o którą prosisz: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Prowadzenie korespondencji, potwierdzenie otrzymania wiadomości na podany e-mail i ochrona przed spamem: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Zgłoszenie trafia do naszej skrzynki e-mail i do rejestru zgłoszeń na stronie (wgląd ma tylko administrator), żeby żadne zapytanie nie zginęło przy awarii poczty. Przechowujemy je do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości; z rejestru na stronie zgłoszenie usuwa się samo po 12 miesiącach od wysłania. Na stronie zapisujemy też rejestr wysyłki maili (adres, temat z imieniem, data i wynik) przez 12 miesięcy. |
| Wniosek o dostęp do demo | Imię i nazwisko, firma i telefon (jeśli je podasz), e-mail, wybrany cel testu, informacja o udzielonych zgodach oraz adres IP i dane przeglądarki z chwili złożenia wniosku. | Rozpatrzenie wniosku i nadanie dostępu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Adres IP i dane przeglądarki zapisujemy, żeby móc wykazać, kiedy i jak udzielono zgód: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Wniosek odrzucony: 30 dni od decyzji. Pozostałe: 12 miesięcy od zakończenia dostępu albo od złożenia wniosku, jeśli dostępu nie nadaliśmy. Potem dane są automatycznie anonimizowane. |
| Konto w demo | Login (adres e-mail), imię, hasło przechowywane wyłącznie jako zaszyfrowany skrót, historia logowań oraz wszystko, co wpiszesz w demo. | Świadczenie usługi opisanej w Regulaminie wersji demo: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Bezpieczeństwo systemu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Przez czas dostępu. Po jego zakończeniu konto i wszystkie dane z demo usuwamy automatycznie w ciągu 7 dni. |
| Wiadomości o dostępie | Adres e-mail, imię, login, termin ważności konta. | Wysłanie danych logowania i informacji o przedłużeniu, wygaśnięciu lub zakończeniu dostępu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. | Treści wiadomości nie zapisujemy na stronie. Rejestr wysyłki (adres, temat, data i wynik) przechowujemy 12 miesięcy, żeby móc sprawdzić, czy wiadomość wyszła. |
| Kontakt handlowy (tylko za zgodą) | Imię, firma, e-mail i telefon podane we wniosku. | Informacja o wdrożeniu VULPEX CRM MAX w Twojej firmie e-mailem lub telefonicznie: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. | Do wycofania zgody, nie dłużej niż przechowujemy dane wniosku. |
| Statystyka odwiedzin | Zawsze: odwiedzona podstrona i jej tytuł, domena, z której przyszedłeś, typ urządzenia, czas spędzony na stronie, kliknięcia w przyciski i linki oraz jednokierunkowy skrót adresu IP liczony z solą zmienianą codziennie. Tylko jeśli klikniesz „Akceptuję” w okienku o zgodzie: także pełny adres IP, losowy identyfikator zapisany w Twojej przeglądarce (pozwala rozpoznać, że wróciłeś) oraz przybliżony region i miasto ustalone z adresu IP w naszej własnej kopii bazy DB-IP — adresu IP nikomu w tym celu nie wysyłamy. | Liczenie ruchu i ulepszanie strony: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Pełny adres IP, identyfikator i region: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO — wycofasz ją w każdej chwili linkiem „Ustawienia prywatności” w stopce strony. Nie liczymy zalogowanych administratorów strony. | 12 miesięcy. Potem zostają wyłącznie zbiorcze zestawienia miesięczne, bez danych pojedynczych osób. Po wycofaniu zgody usuwamy adres IP, identyfikator i region ze wszystkich Twoich wizyt. |
| Wyłączanie naszych wizyt ze statystyk | Adresy IP i identyfikatory, które sami oznaczymy (np. nasze biuro, nasi pracownicy), z oznaczeniem i nazwą. Bez Twojej zgody adres IP odwiedzającego porównujemy tylko z tą listą i go nie zapisujemy. | Rzetelne statystyki bez naszego własnego ruchu: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do czasu usunięcia oznaczenia. |
| Logi serwera | Adres IP, data i godzina, adres odwiedzonej podstrony, dane przeglądarki. | Bezpieczeństwo i poprawne działanie strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Przez okres ustalony przez dostawcę hostingu. |
| Roszczenia | Dane potrzebne w danej sprawie. | Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do przedawnienia roszczeń. |
Czy musisz podać dane
Nie. Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i adresu e-mail nie odpowiemy jednak na wiadomość i nie nadamy dostępu do demo. Telefon i nazwa firmy są opcjonalne.
Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich innym firmom do celów marketingowych. Dostęp do nich mają wyłącznie podmioty, bez których strona i demo nie mogłyby działać:
- Hostinger International Limited, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cypr — hosting strony, wersji demo i poczty e-mail. Przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia.
- Google — czcionki (Google Fonts) i filmy osadzone w trybie rozszerzonej prywatności (youtube-nocookie.com). Twoja przeglądarka pobiera je z serwerów Google i przekazuje przy tym adres IP oraz informacje o przeglądarce.
- Cloudflare — biblioteka ikon pobierana z serwisu cdnjs. Przeglądarka przekazuje przy tym adres IP oraz informacje o przeglądarce.
- Organy publiczne — wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.
Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy
Hostinger przechowuje dane na serwerach w Unii Europejskiej i w Wielkiej Brytanii. Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane również w Stanach Zjednoczonych.
Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (dla USA — ramy ochrony danych UE–USA, EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.
Jakie masz prawa
- Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii.
- Sprostowanie danych nieprawidłowych.
- Usunięcie danych.
- Ograniczenie przetwarzania.
- Przeniesienie danych, które nam podałeś, do innego administratora.
- Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Wycofanie zgody w dowolnej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy przed wycofaniem. Wystarczy odpowiedzieć na naszą wiadomość słowem „rezygnuję” albo napisać na biuro@vulpexsystem.pl. Zgodę na rozszerzoną statystykę odwiedzin wycofasz linkiem „Ustawienia prywatności” w stopce strony i wyborem „Kontynuuj bez zgody”.
- Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
Na wnioski odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Jeśli zaakceptujesz rozszerzoną statystykę, łączymy Twoje kolejne wizyty w jedną historię, żeby zobaczyć, jak korzystasz ze strony — nie służy to reklamie ani ocenie Twojej osoby. O nadaniu dostępu do demo zawsze decyduje człowiek.
Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Strona vulpexsystem.pl nie używa plików cookie reklamowych ani statystyk firm zewnętrznych. Przy pierwszej wizycie pytamy o zgodę na rozszerzoną statystykę odwiedzin. Bez tej zgody statystyka działa bez zapisywania czegokolwiek w Twojej przeglądarce — poza samą odpowiedzią na to pytanie.
W przeglądarce zapisujemy tylko to, co jest potrzebne do działania funkcji, z której sam korzystasz (art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej), dlatego nie prosimy o zgodę:
- vpxZgoda (pamięć lokalna przeglądarki) — zapamiętuje Twoją odpowiedź w okienku o zgodzie (tak albo nie), jej datę i wersję, żeby nie pytać przy każdej wizycie. Po 12 miesiącach zapytamy ponownie.
- vpxFoxCiszaDo (pamięć lokalna przeglądarki) — zapamiętuje, na ile dni ukryłeś okienko kontaktowe z lisem. Zawiera tylko znacznik czasu, bez żadnego identyfikatora. Po upływie tego okresu przestaje działać.
- vpxFoxZamkniety (pamięć sesji) — zapamiętuje, że zamknąłeś okienko kontaktowe. Znika po zamknięciu karty.
- W wersji demo (demo-crm.vulpexsystem.pl): pliki cookie logowania, które utrzymują Twoją sesję, oraz vpx_ui_mode, który pamięta wybrany tryb jasny lub ciemny.
Tylko jeśli klikniesz „Akceptuję”, w tym samym wpisie vpxZgoda zapisujemy losowy identyfikator (32 znaki), dzięki któremu rozpoznajemy Twoje kolejne wizyty w statystyce. Nie zawiera żadnych danych o Tobie. Usuniesz go, wycofując zgodę linkiem „Ustawienia prywatności” w stopce albo czyszcząc dane przeglądarki.
Film osadzony w trybie rozszerzonej prywatności nie zapisuje niczego, dopóki go nie uruchomisz. Po uruchomieniu YouTube może zapisać własne dane w Twojej przeglądarce na zasadach polityki prywatności Google.
Zapisane dane usuniesz w ustawieniach przeglądarki. Możesz też zablokować ich zapisywanie — strona będzie działać, tylko okienko kontaktowe będzie się pokazywać przy każdej wizycie.
Jak chronimy dane
- Połączenie ze stroną i demo jest szyfrowane (HTTPS).
- Hasła do demo przechowujemy wyłącznie jako zaszyfrowany skrót.
- Każde konto w demo dostaje osobną kopię danych przykładowych. Inni użytkownicy demo nie widzą tego, co wpiszesz.
- Konta w demo i dane z wniosków usuwamy lub anonimizujemy automatycznie w terminach podanych wyżej.
Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę na górze. O istotnych zmianach osoby z aktywnym kontem w demo dowiedzą się e-mailem.
Masz pytanie o swoje dane? Napisz na biuro@vulpexsystem.pl albo zadzwoń: +48 663 489 723.