powiat szczecińskiSoftware house Szczecin pracuje na rynku, który się kurczy: od 2002 roku miasto straciło 6,6 procent mieszkańców, a prognoza GUS na 2050 mówi o 340 074 osobach. Firma, która dziś tonie w papierach, nie obsłuży wzrostu dwoma dodatkowymi etatami, bo nie ma ich skąd wziąć. Budujemy systemy CRM i ERP, oprogramowanie pod jeden proces i narzędzia w Excelu — po to, żeby ten sam obrót dało się obsłużyć mniejszym zespołem.
Największa grupa przedsiębiorców w mieście to handel i naprawa pojazdów — 8 361 firm, czyli 19,3 procent pierwszej ósemki branż. Stany magazynowe w arkuszu, zamówienia w skrzynce mailowej, cena dla stałego klienta w pamięci właściciela. Co się dzieje z taką firmą, kiedy właściciel bierze dwa tygodnie urlopu?
Zaraz za handlem stoi budownictwo z 8 100 firmami. Sześć ekip, grafik ułożony w głowie kierownika, wycena liczona ręcznie do każdego zapytania. Trzy moduły na start — baza klientów, statusy zleceń i kalendarz ekip — zdejmują z kierownika połowę telefonów odbieranych na budowie.
Działalność profesjonalna to 7 139 podmiotów: kancelarie, biura projektowe, geodeci, doradcy. Klient siedzi w mailu, projekt w folderze na dysku, a termin w prywatnym kalendarzu, do którego nikt poza właścicielem nie zagląda.
Transport i gospodarka magazynowa dokłada 3 675 firm, gdzie rozliczenie jednego kursu wyciąga się z arkusza o kilkunastu zakładkach, a komplet dokumentów jeździ w kabinie.
Widziałem, jak to się kończy dobrze: u producenta bram przerób wzrósł z dziesięciu na dwadzieścia sztuk dziennie, a zespół zszedł z piętnastu osób do ośmiu. Nie przez pracę po godzinach, tylko dlatego, że informacja przestała krążyć między kartkami.
Zaczynamy od bezpłatnego audytu procesów: godzina albo dwie, zdalnie, na Twoich plikach i Twoim sposobie pracy. Wycena powstaje przed startem, nie po nim.
Mikrofirma — a takich jest w Szczecinie 74 863, czyli 97,3 procent wszystkich podmiotów — bierze na start system CRM od 1 500 zł miesięcznie: baza klientów, statusy, notatki z historią i autorem, przypisanie handlowca, powiadomienia. Bez opłaty wdrożeniowej.
Firma z kilkoma działami wchodzi wyżej, na poziom z kalkulatorem wycen, modułem umów i panelem realizacji. Cena poziomu nie zmienia się, gdy zespół rośnie: nie płacisz za konto, a wydajność gwarantujemy do pięćdziesięciu osób pracujących jednocześnie.
Przy magazynie, rozliczeniach i kadrach wchodzi mini ERP albo dedykowane oprogramowanie pod jeden proces. W subskrypcji masz hosting, kopie zapasowe co tydzień, aktualizacje i odpowiedź w jeden dzień roboczy.
Firm, którym CRM w wersji podstawowej przestaje wystarczać, jest w Szczecinie 1 676 — tyle podmiotów zatrudnia od dziesięciu do czterdziestu dziewięciu osób. Do tego dochodzą 322 firmy średnie. To one mają handlowca, ekipę i biuro, które pracują na trzech różnych zestawach danych i spotykają się dopiero przy fakturze.
Od trzech: baza klientów, statusy zleceń i kalendarz. Dopiero gdy ten obieg działa, dokładamy kalkulator wycen, moduł umów, panel realizacji i magazyn. Odwrotna kolejność kończy się systemem, w którym połowa zakładek świeci pustkami, a ludzie i tak dzwonią do kierownika. Moim zdaniem najdroższy moduł to ten, którego nikt nie otwiera.
Nic. Cena poziomu jest stała niezależnie od tego, czy kont jest pięć, czy pięćdziesiąt, a gwarancja wydajności obejmuje pięćdziesięciu użytkowników pracujących jednocześnie. W modelu rozliczanym od konta każdy nowy monter to nowa pozycja na fakturze — i szybko pojawia się pomysł, żeby dwie osoby dzieliły jeden login. Taki pomysł kończy się historią zmian, z której nie wynika, kto co zrobił.
Wdrożenie kosztuje zero, bo w planach abonamentowych nie ma opłaty wejściowej. Płacisz miesięcznie za poziom: sześć modułów, dziewiętnaście z modułem umów albo dwadzieścia sześć z panelem realizacji — pełne kwoty masz w cenniku poniżej. Umowa jest roczna, a zakres spisujemy na audycie, zanim powstanie pierwsza linijka kodu.
Prosty CRM uruchamiamy w cztery do sześciu tygodni, rozbudowany system z kalkulatorami i panelem realizacji w dwa do trzech miesięcy. Kolejność jest zawsze ta sama: audyt procesów, projekt architektury, wdrożenie iteracyjne, opieka i rozwój. Szkolenie prowadzimy zdalnie i nagrywamy, żeby nowy pracownik obejrzał je w swoim drugim tygodniu, zamiast uczyć się od kolegi przy biurku.
Po roku możesz wykupić system na własność za 150 procent wartości rocznego abonamentu — dostajesz kod i dokumentację, a dalej poprowadzi go dowolny wykonawca. Na wypadek, gdyby po naszej stronie coś się stało, mamy zarządcę sukcesyjnego wpisanego do CEIDG i potwierdzenie pokazujemy przed podpisem umowy. Skalę tego, co zostaje w rękach klienta, widać po wdrożeniu Woltanic: ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów zbudowanych w niecałe dwa miesiące. Jeśli zastanawiasz się, jak to się ma do cen gotowych systemów, rozpisaliśmy to w tekście o tym, ile kosztuje system CRM dla firmy.
Firma, która chce wreszcie mieć klientów w jednym miejscu zamiast w trzech Excelach.
1 500 zł/mies.
netto, umowa roczna
Baza klientów, statusy, notatki i powiadomienia.
Firma, która sprzedaje wycenami i umowami, a nie samym telefonem.
3 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Kalkulator, oferty, umowy i podpis na telefonie.
Firma z ekipami w terenie, magazynem i prowizjami rozchodzącymi się na kilka poziomów.
4 500 zł/mies.
netto, umowa roczna
Realizacja, koordynacja ekip, rozliczenia i struktury.
To jest granica. Dalej zaczyna się ERP.
Co dokładnie zawieraMała i średnia firma, która realizuje z magazynu i chce wiedzieć, co gdzie leży.
6 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Pełna gospodarka magazynowa zamiast prostego wydania.
Mała i średnia firma, która chce zamknąć obieg od oferty aż po listę płac.
8 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Księgowość, płace i kadry w tym samym systemie co sprzedaż.
Zamyka obieg: od oferty po listę płac.
Co dokładnie zawieraOrganizacja z rozbudowaną strukturą, wieloma oddziałami i własnymi procesami.
10 000–20 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Wycena indywidualna — od skali i struktur.
Firma, która chce rozwijać system dalej i nie targować się o każdą zmianę.
8 000 zł/mies.
netto, umowa na minimum rok, zero opłaty wejściowej
Jakbyś miał programistę na etacie — tyle że bez etatu, ZUS-u i urlopu.
Firma, która chce dedykowane wdrożenie bez wykładania całości na starcie.
10 000 zł + 4 000 zł/mies.
netto, wejście jednorazowo plus stała rata
Rośniemy razem z firmą: audyt procesów na start, kolejne moduły dokładane wtedy, gdy są potrzebne.
Start mały, system rośnie razem z firmą.
Zamów bezpłatną wycenęFirma, która liczy koszt w perspektywie pięciu lat, nie jednego roku.
70 000 zł + 15 000 zł/rok
netto, wdrożenie jednorazowo plus utrzymanie roczne
Najwyższe wejście, najniższy rachunek po pięciu latach.
W każdym poziomie masz utrzymanie, hosting, kopie zapasowe, aktualizacje i wsparcie z odpowiedzią w jeden dzień roboczy. Nie ma opłaty wdrożeniowej ani dopłaty za kolejnych użytkowników. Moduł spoza poziomów wyceniamy osobno i kwotę podajemy przed startem, a nie w fakturze po fakcie. Migracja danych ze starego programu wchodzi w zakres wdrożenia, o ile da się je wyeksportować.
W Szczecinie działa 1 637 spółek handlowych z udziałem kapitału zagranicznego — zaplecze firm, które rozliczają się z kontrahentami po obu stronach Odry i prowadzą dokumentację w dwóch wersjach. Do tego 4 640 firm z przetwórstwa przemysłowego, gdzie zlecenie produkcyjne wędruje na kartce, a kontrola jakości mieszka w osobnym pliku.
Takie firmy rzadko potrzebują pełnego CRM. Ile razy dziennie ktoś u Ciebie przepisuje tę samą informację z jednego okna do drugiego? Potrzebują jednego procesu, który przestanie się sypać: rozliczenia podwykonawców, obiegu dokumentów, rejestracji zleceń albo własnego kalkulatora.
Jeśli masz działający system i boli Cię jedna rzecz, tańszy jest pojedynczy moduł — 1 500 do 15 000 zł, w zależności od tego, ile ról i ile ekranów obejmuje. Osobny program pod jeden proces ma sens wtedy, gdy obecne narzędzie nie ma gdzie tego przyjąć albo gdy trzeba połączyć dane z dwóch miejsc przez API, czyli interfejs, którym systemy wymieniają się danymi bez udziału człowieka.
Tyle, że klient przestaje dzwonić z pytaniem o status. Loguje się, widzi etap sprawy, dokumenty i rozliczenie, a Twoje biuro odzyskuje poranek. Platforma z takim panelem to 40 000 do 80 000 zł wdrożenia — i to jest decyzja dla firmy, która obsługuje setki spraw rocznie, a nie dla trzyosobowego zespołu. Administrator zmienia cenniki, role i szablony dokumentów z panelu, bez zgłaszania tego programiście.
| Rozwiązanie | Zakres | Cena od |
|---|---|---|
| Pojedynczy moduł | jedna funkcja dołożona do systemu, który już masz | 1 500–15 000 zł |
| System jednego procesu | rejestracja, obieg, rozliczenie jednego procesu od początku do końca | 12 000–25 000 zł + 8 000–10 000 zł/rok |
| System wielorolowy | kilka ról i uprawnień, osobne widoki dla działów | 25 000–45 000 zł + 10 000–14 000 zł/rok |
| Platforma z panelem klienta | konta klientów, dokumenty, statusy, rozliczenia po stronie klienta | 40 000–80 000 zł + 14 000–30 000 zł/rok |
Wdrożenie obejmuje analizę procesu, projekt, budowę, testy i uruchomienie, a subskrypcja hosting, kopie, aktualizacje i rozwój. Nie rozliczamy się od godziny — płacisz za działający proces, nie za czas przy klawiaturze. Poza zakresem zostają licencje zewnętrzne i integracje z systemami, które nie mają udokumentowanego API. Zakres spoza ustaleń wyceniamy osobno przed startem prac.
Biura rachunkowe, doradcy i pośrednicy ubezpieczeniowi to w Szczecinie 1 501 firm, a ich narzędziem pracy jest arkusz — zwykle taki, który ktoś zbudował pięć lat temu i od tamtej pory nikt nie rusza formuł, bo szkoda. Zestawienie miesięczne powstaje przez kopiowanie kolumn, a plik nazywa się rozliczenia_marzec_KOPIA(2).xlsx.
Software house Szczecin rzadko w ogóle schodzi do tego poziomu, a wykonawców, którzy robią to zawodowo, w mieście praktycznie nie ma: trzej gracze widoczni w wyszukiwarce działają ogólnopolsko, a jedyny z podaną ceną zaczyna od 1 200–1 500 zł za złożony system. My zaczynamy niżej, bo nie każde narzędzie musi być systemem.
Narzędzie albo dashboard to 500 do 5 000 zł jednorazowo, a wycenę dostajesz w 24 godziny od opisania procesu. Arkusz wystarcza, gdy pracuje w nim jedna, dwie osoby, dane nie wymagają obiegu, a chodzi głównie o to, żeby przestać liczyć ręcznie. Dostajesz go z zabezpieczonymi formułami, walidacją i instrukcją, a makra są opisane.
Granica przebiega tam, gdzie w jednym pliku pracuje pięć osób i ktoś zaczyna sklejać wersje. Mówimy to, zanim weźmiemy zlecenie, bo budowanie arkusza dla takiej firmy to branie pieniędzy za odsunięcie problemu o kwartał. Gdy ten moment przychodzi, przenosimy logikę do systemu: formuły stają się regułami, dashboard panelem, a tabela leadów modułem CRM. Tą drogą przeszedł Voltaris: zaczął się od kalkulatora wycen i tabeli leadów, a urósł do 69 283 linii kodu w 48 modułach. Zakres, który da się zbudować w arkuszu, opisaliśmy na stronie narzędzi Excel na zamówienie.
| Rozwiązanie | Zakres | Cena od |
|---|---|---|
| Narzędzie lub dashboard | kalkulator wycen, generator ofert, harmonogram, tabela leadów, arkusz magazynowy | 500–5 000 zł jednorazowo |
| Opieka i rozwój | poprawki, zmiany w formułach, nowe widoki, wsparcie użytkowników | 300–1 500 zł/mies. |
| Przejście na dedykowany system | przeniesienie logiki i danych z arkusza do CRM lub ERP | wycena po audycie |
W cenie masz narzędzie z zabezpieczonymi formułami, walidacją danych, instrukcją obsługi i wsparciem po wdrożeniu, a plik należy do Ciebie razem z opisanymi makrami. Nie ma tu abonamentu za samo używanie arkusza — opieka jest opcjonalna. Nie budujemy arkuszy, które mają udawać system dla kilkunastu osób naraz; w takim wypadku mówimy to wprost i proponujemy wycenę systemu.
Białystok
Software house Białystok dla firm z podlasia, które chcą uporządkować jeden proces, zbudować CRM/ERP albo zacząć od automatyzacji Excela i rozwijać system etapami.
Gdańsk
Systemy dla firm w Gdańsku budowane od konkretnego procesu: CRM, ERP, dedykowane moduły oraz Excel z możliwością dalszego rozwoju.
Pierwsze spotkanie jest bezpłatne i kończy się konkretną odpowiedzią, czy to, co proponujemy, w ogóle Ci się opłaci. Czasem mówimy, że nie.
