miasto stołeczne na prawach powiatu
Software house Warszawa wybiera się dziś inaczej, niż podpowiada mapa. W serwisie ofertowym 868 z 3 625 polskich zapytań do programistów dotyczy Warszawy — to niemal co czwarte — a wykonawców jest tu 1 453 na 11 090, czyli co ósmy. Skoro udział stolicy w zapytaniach jest prawie dwa razy większy niż w wykonawcach, to nie adres rozstrzyga, tylko cena i system pokazane przed umową. Dlatego pełny cennik systemów CRM i ERP stoi niżej na tej stronie, a demo dostajesz na własnym koncie, bez karty.
Współpraca
Krótko i bez ściemy: od 14 lat budujemy w Grudziądzu dedykowane systemy CRM i ERP, oprogramowanie dla firm i strony z autorskim CMS. Tak to u nas działa — od pierwszej rozmowy po lata opieki.
Zanim cokolwiek wycenimy, rozkładamy Twój proces na części. Za darmo. Dowiesz się, gdzie firma gubi czas i pieniądze — nawet jeśli potem nic nie kupisz.
Nie wiesz, czego chcesz? Albo czego będziesz potrzebować za rok? Spoko. Sprawdzimy, policzymy i doradzimy, zanim wydasz pierwszą złotówkę.
Wycena zakresu, a nie wróżenie z fusów. Dostajesz czarno na białym, co robimy, za ile i co możesz dołożyć później. Bez gwiazdek drobnym drukiem.
Nie wciskamy gotowca z funkcjami, których nigdy nie użyjesz. System szyjemy pod Twój proces, a nie Twój proces pod system.
Rośniemy razem z Tobą. Nie musisz od razu brać największej opcji: startujesz od tego, czego potrzebujesz dziś, a moduły dokładamy, gdy firma urośnie.
Jednoosobowa działalność, firma z ekipami w terenie czy spółka z kilkoma działami? Skalę systemu dobieramy do Ciebie, nie odwrotnie.
Nie jesteśmy sztywną korporacją z cennikiem wyrytym w kamieniu. Różne formy płatności, start od jednego modułu, zmiana zakresu w trakcie? Dogadamy się.
Dokładasz handlowca albo nową ekipę? Rachunek za system przez to nie rośnie. Płacisz za system, nie za głowy.
Płacisz abonament, a serwer, aktualizacje i opieka są na naszej głowie. W gotowych poziomach nie ma opłaty wdrożeniowej — Ty po prostu pracujesz.
Po wdrożeniu nie znikamy. Poprawki, nowe funkcje i pomoc — masz do kogo zadzwonić. I ten ktoś zna Twój system od podszewki.
Cztery pytania. Na swoje powinieneś odpowiedzieć w minutę, bez otwierania arkusza.
Które umowy z zeszłego kwartału są zapłacone, a które nie? Działalność profesjonalna — doradztwo, prawo i księgowość, reklama, biura projektowe — to 115 931 podmiotów, czyli 27,8% ośmiu największych grup branżowych w Warszawie. Klient siedzi w jednym arkuszu, umowa w drugim, płatności w trzecim. Baza klientów, statusy i moduł umów z kartą umowy składają to w jeden widok: stan płatności i rentowność obok siebie.
Ile sztuk masz dziś na stanie? Handel z naprawą pojazdów to 22,7%. Zamówienia wpadają ze sklepu, z maila i z telefonu, a ktoś przepisuje je ręcznie do programu do faktur. Od tego jest magazyn i moduł faktur z KSeF.
Które lokale czekają na odbiór? Budownictwo to 11,1%, a deweloper z nabywcami w jednym pliku i transzami w drugim potrzebuje już własnej struktury: nabywca, lokal, budynek, harmonogram odbiorów.
Kto zalega ze składką? W Warszawie działa 16 607 organizacji członkowskich — stowarzyszeń, związków, izb. Ewidencja w Excelu, głosowanie mailem, z przyciskiem „odpowiedz wszystkim” w roli urny.
Te osiem grup to 416 648 z 598 951 podmiotów w rejestrze REGON — dane Banku Danych Lokalnych GUS na koniec 2025 roku. Sekcję „informacja i komunikacja” pominąłem: to głównie firmy IT, a inny software house to konkurencja, nie klient. Jeśli na swoje pytanie nie znasz odpowiedzi, właśnie znalazłeś pierwszy moduł.
Jeśli potrafisz już prześledzić umowę i płatność, sprawdź także etap wcześniejszy: jak pozyskać klienta przez content marketing i social media, a potem przekazać jego zapytanie do uporządkowanej sprzedaży.
Jako software house zaczynamy od dwóch rzeczy bez faktury. Pierwsza to audyt procesów: zdalnie, na Twoich plikach, wycena przed startem. Druga to demo CRM MAX — własne konto na 7 dni, bez karty. Klikasz w działający system, a nie w prezentację z trzema strzałkami.
Dalej drabina. 583 510 warszawskich podmiotów, czyli 97,4%, ma najwyżej dziewięciu pracujących. Dla nich jest narzędzie w Excelu od 500 zł albo CRM Podstawowy za 1 500 zł miesięcznie: sześć modułów, bez opłaty wdrożeniowej. Kolejne 14 663 mają od 10 do 249 pracujących. Tym proponujemy poziom z modułem umów i realizacją, mini ERP albo oprogramowanie dla firm pod jeden proces, a że za użytkownika nie płacisz, trzydziesty handlowiec kosztuje tyle co pierwszy.
Od 250 pracujących w górę jest 778 podmiotów: poziom dla dużych firm, wdrożenie od zera albo platforma. Duża sieć handlowa pytała nas o narzędzie do zarządzania portfelem projektów. Na pytaniu się skończyło, więc bez nazwy.
W abonamencie CRM po roku możesz odejść albo wykupić kod za 150% rocznej opłaty. Moim zdaniem to uczciwszy układ niż licencja, z której nie ma wyjścia.
Firmom rozwijającym ofertę własnymi siłami wyjaśniamy także, jak samodzielnie pozycjonować stronę i publikować treści, z których mogą przychodzić nowe zapytania.
„Integracja systemu CRM, Email, Document Management, Ksef” — tak, co do przecinka, brzmi zapytanie, które wyszło z Warszawy do serwisu ofertowego. Zlecający ma już działający system, potrzebuje zmian i dopuszcza współpracę zdalną. Nie szuka nowego programu, tylko software house, który zintegruje CRM z pocztą, obiegiem dokumentów i KSeF. Potencjalnych użytkowników nie brakuje: w samej branży wspomagającej finanse i ubezpieczenia działają w mieście 10 283 firmy — pośrednicy, agenci, brokerzy.
Od 1 500 zł miesięcznie za sześć modułów, przez 3 000 zł za dziewiętnaście, po 4 500 zł za dwadzieścia sześć — a opłata wdrożeniowa wynosi zero. Mini ERP z pełnym magazynem to 6 000 zł, z księgowością i kadrami 8 000 zł. Umowa roczna, ceny netto. Dla porównania: z dziewięciu stron odpowiadających na warszawskie zapytania o CRM i ERP kwotę w złotych znaleźliśmy na dwóch, w obu przypadkach jako gołe „od”, czyli kwotę, która zna tylko jeden kierunek. Jedno realne wdrożenie policzyliśmy do końca w artykule ile kosztuje system CRM — z kwotami zamiast „to zależy”.
Policzmy. W gotowych systemach 10 kont potrafi kosztować 500–2 000 zł miesięcznie, więc trzydzieści pięć kont to od 1 750 do 7 000 zł co miesiąc, i więcej po każdym zatrudnieniu. U nas liczba kont nie zmienia rachunku. Kont zakładasz, ile chcesz, cena poziomu stoi w miejscu, a wydajność gwarantujemy do 50 osób pracujących jednocześnie.
Wtedy, gdy firma pracuje inaczej niż w schemacie: zapytanie, wycena, umowa, realizacja, rozliczenie. Kancelaria ma sprawy i terminy procesowe, deweloper nabywców przypisanych do lokali, szkoła grupy, sale i lektorów rozliczanych za godziny. Takich branż mamy na liście osiem. Z doświadczenia wiem, że obietnica najniższego poziomu dla każdego kończy się systemem, który rozsypuje się w pierwszym tygodniu, i żaden software house nie powinien jej składać. Dla nich system powstaje od zera, wycena po audycie, a sposób zapłaty wybierasz sam — to trzy modele rozliczenia dedykowanego systemu CRM i ERP. Przykłady z realnych wdrożeń, nie cennik: 8 000 zł miesięcznie bez opłaty na wejście albo 10 000 zł na wejście plus 4 000 zł miesięcznie. Trzeci model to 70 000 zł za wdrożenie plus 15 000 zł rocznie.
Dla wariantu z procesami operacyjnymi zestawiliśmy też koszt wdrożenia systemu ERP w kilku modelach finansowania i w perspektywie pięciu lat.
Zanim porozmawiasz z jakimkolwiek software house w Warszawie czy poza nią, zaloguj się i sprawdź. Demo systemu CRM MAX to pełna wersja na przykładowych danych: własne konto, za darmo, bez karty. Przy każdym module świeci dioda z poziomem, do którego należy. Po godzinie wiesz, czy starczy Ci sześć modułów, czy potrzebujesz wszystkich dwudziestu sześciu. Dane logowania przychodzą zwykle w ciągu doby, w dni robocze.
To trzy moduły na trzech różnych poziomach i lepiej wiedzieć to przed rozmową. Poczta jest od pierwszego: powiadomienia wychodzą z Twojej skrzynki, a od poziomu z modułem umów ofertę wysyłasz prosto z karty klienta. Repozytorium dokumentów z podziałem dostępów wchodzi w MAX. KSeF 2.0 i JPK_V7M siedzą w module księgowym mini ERP — są zaimplementowane, a na co dzień pracuje na nich nasza własna księgowość.
Skalę pokazuje Woltanic, czyli CRM, FSM i ERP w jednym systemie: 29 modułów i ponad 90 tysięcy linii kodu, oddane w niecałe dwa miesiące. A jeśli Twój zespół szuka wykonawcy pod hasłem „software house Warsaw”: interfejs przełączasz na angielski albo niemiecki jedną ikoną, osobno dla każdego użytkownika, a wzory dokumentów po angielsku ustalamy na audycie. W mieście, w którym według raportu ABSL 330 z 418 centrów usług biznesowych należy do firm zagranicznych, to zwykła prośba, nie egzotyka.
Podczas testu sprawdź przede wszystkim funkcje CRM dla handlowców: własny lejek, ofertę z kalkulatora i przypomnienia o kontakcie, zamiast oceniać sam wygląd panelu.
Firma, która chce wreszcie mieć klientów w jednym miejscu zamiast w trzech Excelach.
1 500 zł/mies.
netto, umowa roczna
Baza klientów, statusy, notatki i powiadomienia.
Firma, która sprzedaje wycenami i umowami, a nie samym telefonem.
3 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Kalkulator, oferty, umowy i podpis na telefonie.
Firma z ekipami w terenie, magazynem i prowizjami rozchodzącymi się na kilka poziomów.
4 500 zł/mies.
netto, umowa roczna
Realizacja, koordynacja ekip, rozliczenia i struktury.
To jest granica. Dalej zaczyna się ERP.
Co dokładnie zawiera: zakres poziomu MAX z modułem realizacji (CRM)Sprawdź CRM MAX, zanim zapłacisz
Pełna wersja systemu na przykładowych danych, z diodami pokazującymi, który moduł należy do którego poziomu. Własne konto na 7 dni, za darmo i bez karty.
Mała i średnia firma, która realizuje z magazynu i chce wiedzieć, co gdzie leży.
6 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Pełna gospodarka magazynowa zamiast prostego wydania.
Mała i średnia firma, która chce zamknąć obieg od oferty aż po listę płac.
8 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Księgowość, płace i kadry w tym samym systemie co sprzedaż.
Zamyka obieg: od oferty po listę płac.
Co dokładnie zawiera: zakres poziomu Mini ERP Magazyn + Księgowość + Kadry (ERP)Organizacja z rozbudowaną strukturą, wieloma oddziałami i własnymi procesami.
10 000–20 000 zł/mies.
netto, umowa roczna
Wycena indywidualna — od skali i struktur.
Firma, która chce rozwijać system dalej i nie targować się o każdą zmianę.
8 000 zł/mies.
netto, umowa na minimum rok, zero opłaty wejściowej
Jakbyś miał programistę na etacie — tyle że bez etatu, ZUS-u i urlopu.
Firma, która chce dedykowane wdrożenie bez wykładania całości na starcie.
10 000 zł + 4 000 zł/mies.
netto, wejście jednorazowo plus stała rata
Rośniemy razem z firmą: audyt procesów na start, kolejne moduły dokładane wtedy, gdy są potrzebne.
Start mały, system rośnie razem z firmą.
Zamów bezpłatną wycenęFirma, która liczy koszt w perspektywie pięciu lat, nie jednego roku.
70 000 zł + 15 000 zł/rok
netto, wdrożenie jednorazowo plus utrzymanie roczne
Najwyższe wejście, najniższy rachunek po pięciu latach.
Poziom obejmuje to, za co w typowym software house przychodzi osobna faktura: serwer, aktualizacje, poprawki błędów, wsparcie, rozwój nowych funkcji i 10 skrzynek e-mail w Twojej domenie. Nie obejmuje systemu pisanego od zera — to osobna ścieżka, z wyceną po audycie. Po roku możesz wykupić całość na własność: przy poziomie MAX to 81 000 zł, razem z kodem i dokumentacją.
Wśród 868 warszawskich zapytań do programistów jest jedno, które mogłoby robić za gotową specyfikację. System do zarządzania stowarzyszeniem: role i uprawnienia, ewidencja składek członkowskich, formularze zgłoszeniowe z procesem akceptacji, repozytorium dokumentów i głosowania elektroniczne, jawne i tajne. W rubryce „budżet” zlecający wpisał: „Nie wiem”. To najuczciwsza rubryka w całym formularzu. Na pięciu stronach, które odpowiadają na hasło „oprogramowanie dla firm Warszawa”, nie znaleźliśmy ani jednej kwoty. Moim zdaniem software house piszący programy na zamówienie powinien podać przedział jeszcze przed pierwszą rozmową. Na start pomoże poradnik: ile kosztuje program do zarządzania firmą i jak go wybrać.
System jednego procesu kosztuje 12 000–25 000 zł: to na przykład ewidencja i grafiki personelu albo rozliczanie podwykonawców. Gdy dochodzi hierarchia ról, generatory dokumentów i rozliczenia per rola, górna granica przesuwa się do 45 000 zł. Płacisz etapami, po odbiorach częściowych, a nie z góry. Do działającego systemu dokładamy pojedyncze moduły — ostatnia taka paczka, sześć modułów, zamknęła się kwotą 19 500 zł netto. Przejmujemy też programy, których nikt nie rozwija, bo poprzedni software house zniknął z rynku. W Warszawie zarejestrowanych jest 25 876 podmiotów przetwórstwa przemysłowego — im rozpisaliśmy system zarządzania produkcją na przykładach bram segmentowych, szwalni i mebli na wymiar. Pełne widełki, razem z platformami, są na stronie oprogramowanie dla firm — ile kosztuje i co dostajesz.
Utrzymuje go ten sam software house, który go napisał, czyli my, w rocznej subskrypcji o stałej kwocie: infrastruktura dobrana do obciążenia, monitoring, aktualizacje bezpieczeństwa, wsparcie techniczne i godziny drobnych modyfikacji. Kopia nie leży jednak tylko u nas. Co tydzień baza i materiały trafiają same na dysk albo serwer, który należy do Ciebie i z naszą infrastrukturą nie ma nic wspólnego. Pierwsze odtworzenie kopii robimy razem, przy odbiorze. Na wypadek, gdyby zabrakło wykonawcy, w CEIDG wpisany jest zarządca sukcesyjny, który przejmuje umowy i utrzymanie — potwierdzenie wpisu dostajesz przed podpisaniem umowy.
Jak wygląda program na zamówienie w pełnej skali, pokazuje Voltaris — system pisany pod branżę fotowoltaiczną: 48 modułów i 69 283 linie autorskiego kodu.
Przy formularzach zgłoszeniowych część publiczna i system obsługi powinny tworzyć jeden proces. Poradnik o tworzeniu stron internetowych pomaga określić, co klient ma zobaczyć i zrobić przed wejściem do systemu.
| Rozwiązanie | Zakres | Cena od |
|---|---|---|
| Pojedynczy moduł do działającego systemu | nowa rola z uprawnieniami, nowy typ pozycji w kalkulatorze, konwerter plików, zmiana mechaniki naliczania; subskrypcja bez zmian | 1 500 – 15 000 zł |
| System jednego procesu | rozliczanie podwykonawców, ewidencja i grafiki personelu, wypożyczalnia z kalendarzem; subskrypcja 8 000 – 10 000 zł rocznie | 12 000 – 25 000 zł |
| System wielorolowy z pipeline’em | hierarchia ról, kalkulatory z zestawieniem materiałowym, generatory dokumentów, rozliczenia per rola; subskrypcja 10 000 – 14 000 zł rocznie | 25 000 – 45 000 zł |
| Platforma z klientem końcowym | postępowania i obieg dokumentów w instytucji, portal zakupowy, rezerwacje z płatnościami; subskrypcja 14 000 – 30 000 zł rocznie | 40 000 – 80 000 zł |
| Platforma z mediami i grywalizacją | kursy z wideo i streamingiem, ćwiczenia interaktywne, gry, panel lektora; subskrypcja 30 000 – 54 000 zł rocznie | 60 000 – 120 000 zł |
Kwota z tabeli to wdrożenie, a zakres opisuje środkowa kolumna; subskrypcja jest stała i nie zależy od liczby kont. Każdy nowy moduł wyceniamy i odbieramy osobno. Po dwunastu miesiącach od odbioru możesz wystąpić o wykup: dostajesz pełne dostępy administracyjne do systemu, bazy i serwera oraz niewyłączną, bezterminową licencję na kod, z prawem do modyfikacji. Dane leżą na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
W bazie ogłoszeń o zlecenia excelowe 7 z 37 pochodzi z Warszawy. Jedno prosi o analizę wskaźnikową na danych kadrowych, w blokach tematycznych, na formułach — z danymi aktualizowanymi co miesiąc. Drugie o formułę, która pokaże różnice między dwiema kolumnami. Trzecie pokazuje miejsce, w którym arkusz się kończy, a zaczyna robota dla software house — o nim niżej. W mieście, w którym przeciętne wynagrodzenie doszło w sierpniu 2026 roku do 11 239,26 zł, ręczne klejenie tego samego raportu co miesiąc jest drogie.
Narzędzie jednorazowe kosztuje 500–5 000 zł. O miejscu w tym przedziale decydują warianty, formuły, makra i liczba powiązanych arkuszy, a wycenę dostajesz zwykle w ciągu 24 godzin od bezpłatnej konsultacji. Raport odświeżany co miesiąc to zadanie dla makra VBA: import danych z pliku i gotowe zestawienie jednym kliknięciem. Jeśli pracujesz na Google Workspace, to samo budujemy w Arkuszach Google: Energia Taniej — system CRM i ERP w Google Sheets stoi na 20 arkuszach, bez makr. W każdej firmie jest plik z zakładką „NIE RUSZAĆ” — my robimy takie, w których ta zakładka nie jest potrzebna. Zakres i przykłady opisuje strona narzędzia Excel dla firm.
Trzecie warszawskie ogłoszenie brzmi tak: baza kontaktów zgromadzona w arkuszu Excel, „około 13 000 re…” — tu podgląd się urywa — i potrzebny program do zarządzania nią. To jest dokładnie ta granica. Arkusz przestaje wystarczać, gdy kilka osób pracuje na kopiach tego samego pliku, formuły robią się nie do utrzymania albo brakuje kontroli dostępu i historii zmian. Wtedy logikę przenosimy do systemu jeden do jednego. Klientom, którzy zaczynali u nas od arkusza, skraca to wdrożenie CRM nawet o 30–40%, bo logika jest już przetestowana. Nie jestem fanem systemów stawianych na zapas i żaden software house nie powinien sprzedawać CRM tam, gdzie wystarcza arkusz — kiedy co wybrać, rozpisaliśmy w artykule Excel zamiast systemu.
Ile potrafi sam arkusz, wiem z własnej roboty: system rozpisek, który zbudowałem w Excelu dla producenta bram segmentowych, podwoił produkcję — z 10 do 20 bram dziennie. Reszta jest na stronie o firmie VULPEX System.
| Rozwiązanie | Zakres | Cena od |
|---|---|---|
| Narzędzie jednorazowe | dashboard lub raport zarządczy, kalkulator wycen, generator ofert lub umów z makrami VBA, harmonogram lub planer projektów, arkusz magazynowy, tabela leadów z dashboardem | 500 – 5 000 zł jednorazowo |
| Abonament rozwojowy i opieka Excel | bieżąca opieka nad narzędziem, pomoc pracownikom przy użytkowaniu arkuszy, drobne edycje, konsultacje rozwojowe | 300 – 1 500 zł / mies. |
W cenie narzędzia są: zabezpieczenie formuł, walidacja danych, instrukcja obsługi wpisana w plik oraz 30 dni wsparcia technicznego po wdrożeniu. Opieka w abonamencie to osobna pozycja — pilnowanie, żeby narzędzie działało, pomoc pracownikom, drobne edycje i konsultacje rozwojowe. Czego tu nie ma: pracy wielu osób naraz z uprawnieniami i historią zmian. Tego arkusz nie udźwignie i wtedy, jako software house, proponujemy system.
Pierwsze spotkanie jest bezpłatne i kończy się konkretną odpowiedzią, czy to, co proponujemy, w ogóle Ci się opłaci. Czasem mówimy, że nie.
