Oprogramowanie na zamówienieOprogramowanie dla firm — budujemy to, czego nie ma na półce
Oprogramowanie dla firm sprzedaje dziś każdy — pytanie brzmi, czy sprzedaje Ci program, czy Twój sposób pracy. My budujemy to drugie: system pod jeden konkretny proces, od zera, od 12 000 zł za pierwszy proces do 120 000 zł za pełną platformę z wideo i płatnościami. A potem utrzymujemy go latami, bo właśnie na tym zarabiamy.
W skrócie
- Budujemy systemy na zamówienie dla firm, instytucji i szkół — od pojedynczego modułu po platformę z płatnościami.
- Widełki: system od 12 000 zł netto, pełna platforma do 120 000 zł, pojedynczy moduł do działającego systemu od 1 500 zł. Utrzymanie 8 000 – 54 000 zł rocznie.
- Płacisz po odbiorach częściowych, nie z góry. Każdy etap ma protokół i osobną fakturę.
- Cenniki, role, szablony i treści zmieniasz sam w panelu — bez dzwonienia do nas i bez faktury za każdy drobiazg.
- Po dwunastu miesiącach możesz wykupić system. Dane i treść są Twoje od pierwszego dnia.
Nie mamy listy branż, których nie obsłużymy. Oprogramowanie dla firm zaczyna się u nas od jednego pytania, które zadajemy na pierwszym spotkaniu: da się ten proces opisać? Jeśli tak, to da się go zaprogramować, a cała reszta to wycena i terminy. Segmenty niżej pokazują cztery światy, które trafiają do nas najczęściej — urząd prowadzący postępowania, szkołę językową ze streamingiem lekcji, generalnego wykonawcę rozliczającego dwudziestu podwykonawców i wypożyczalnię z kalendarzem na dwa sezony do przodu. Twojej branży tam nie ma? Przewiń do sekcji piątej, jest napisana właśnie dla Ciebie.
Kiedy oprogramowanie dla firm na zamówienie ma sens, a kiedy nie
Trzy sygnały, że wyrosłeś z gotowca. Pierwszy: masz proces, którego nie da się odwzorować w programie, więc odwzorowujesz go w głowie i w arkuszu obok. Drugi: opłata rośnie razem z zespołem, bo płacisz za konto, a nie za system — przy piętnastu osobach po 100 zł to 54 000 zł w trzy lata, przy 250 zł już 135 000 zł. Trzeci, najbardziej zdradliwy: ludzie zaczynają system obchodzić. Eksport do arkusza, poprawka ręcznie, import z powrotem. Brzmi znajomo?
A teraz uczciwie, bo to też trzeba powiedzieć: bardzo często nie warto. Jeśli masz pięć osób, standardową sprzedaż i fakturowanie, gotowy program za 50–300 zł od konta będzie tańszy i szybszy, i nie ma sensu udawać inaczej. Przy jednym powtarzalnym procesie zamkniętym w arkuszu potrafi wystarczyć automatyzacja Excela za 500–5 000 zł. Odradzenie kosztuje nas jedno zlecenie. Ciebie oszczędza trzydzieści tysięcy.
Budujemy maszynę, nie zamkniętą aplikację
Powiem to wprost, bo w tym siedzi cała różnica między nami a resztą rynku oprogramowania dla firm: nasz zarobek jest w subskrypcji, nie we wdrożeniu. Software house zarabia raz i znika. My zarabiamy przez lata — pod warunkiem, że zostaniesz. A zostajesz wtedy, kiedy system Ci nie przeszkadza.
Stąd architektura odwrotna niż u większości wykonawców: im mniej rzeczy zaszytych w kodzie, tym lepiej dla nas obu. Cenniki, role, szablony dokumentów, treści, słowniki — wpisy w panelu. Nowy typ pozycji w kalkulatorze — kreator, nie zlecenie na programistę. Zależy nam, żebyś dzwonił jak najrzadziej, bo każdy Twój telefon to nasz koszt, a nie nasz przychód.
Jeśli po wdrożeniu musisz do nas dzwonić, żeby zmienić cenę w cenniku, to znaczy, że zrobiliśmy to źle.
To nie jest teoria dopisana na potrzeby strony. Największy system, jaki zbudowaliśmy — CRM, FSM i ERP dla firmy Woltanic — to ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów, postawionych od zera w niecałe dwa miesiące. Klient prowadzi w nim dziś strukturę handlową, prowizje, obieg dokumentacji i ekipy montażowe bez naszego udziału.
Najlepszy dowód jest taki: system powstał dla firmy fotowoltaicznej, a w kodzie nie ma ani jednej linijki o panelach czy falownikach. Kiedy klient wszedł w wymianę dachów i termomodernizację, nie zadzwonił do nas. Skonfigurował nowy kalkulator, dodał produkty i wycenił nową branżę tego samego dnia.
| Element systemu | U typowego wykonawcy | U nas |
|---|---|---|
| Cenniki i stawki | zmiana przez programistę | wpis w panelu |
| Role i uprawnienia | zmiana przez programistę | wpis w panelu |
| Szablony dokumentów i maili | zmiana przez programistę | wpis w panelu |
| Treści, kategorie, słowniki | zmiana przez programistę | wpis w panelu |
| Nowy typ pozycji lub formularza | zmiana przez programistę | kreator w panelu |
Ile kosztuje oprogramowanie dla firm
Zapytaj czterech wykonawców, ile kosztuje „prosty system", a dostaniesz cztery różne dolne progi: 15, 30, 30 i 50 tysięcy. Zebraliśmy to w sierpniu 2026 ze stron wykonawców i z publikacji branżowych — część tych liczb jest starsza niż rok, bo nikt ich nie odświeża. Rynek nie ma zgody co do tego, gdzie zaczyna się oprogramowanie dla firm budowane na zamówienie, a strony usługowe, które przejrzeliśmy, w większości nie podają własnej ceny w ogóle. Podają cudze widełki i proszą o kontakt.
Dlatego my podajemy swoje. Poniżej pięć poziomów wyprowadzonych z realnych wycen, kwoty netto, stan na sierpień 2026.
| Poziom systemu | Co to znaczy w praktyce | Wdrożenie | Subskrypcja / rok |
|---|---|---|---|
| Pojedynczy moduł do działającego systemu | nowa rola z uprawnieniami, nowy typ pozycji w kalkulatorze, konwerter plików, zmiana mechaniki naliczania | 1 500 – 15 000 zł | bez zmian |
| System jednego procesu | rozliczanie podwykonawców, ewidencja i grafiki personelu, wypożyczalnia z kalendarzem | 12 000 – 25 000 zł | 8 000 – 10 000 zł |
| System wielorolowy z pipeline’em | hierarchia ról, kalkulatory z zestawieniem materiałowym, generatory dokumentów, rozliczenia per rola | 25 000 – 45 000 zł | 10 000 – 14 000 zł |
| Platforma z klientem końcowym | postępowania i obieg dokumentów w instytucji, portal zakupowy, rezerwacje z płatnościami | 40 000 – 80 000 zł | 14 000 – 30 000 zł |
| Platforma z mediami i grywalizacją | kursy z wideo i streamingiem, ćwiczenia interaktywne, gry, panel lektora | 60 000 – 120 000 zł | 30 000 – 54 000 zł |
W górę ciągną: liczba ról i poziomów uprawnień, wideo i streaming, płatności online, integracje z systemami, których już używasz, aplikacje mobilne, wymogi dostępności cyfrowej, import danych ze starego systemu i liczba osób pracujących jednocześnie.
W dół ciągną: etapowanie, treści przygotowane po Twojej stronie, standardowe mechaniki zamiast budowanych od zera i start od jednego procesu zamiast całej platformy. Ostatni punkt jest najskuteczniejszy — i najczęściej to właśnie on decyduje, czy projekt w ogóle rusza.
Dlaczego roczna subskrypcja wychodzi taniej niż jednorazowe wdrożenie
Najczęstsze pytanie po zobaczeniu tabeli wyżej brzmi: dobrze, ale czy przez dziesięć lat nie zapłacę więcej niż jednorazowo? Uczciwa odpowiedź to policzyć, więc policzmy. Dwa zastrzeżenia, żeby to było porównanie, a nie sztuczka. Obie kolumny liczą to samo: wdrożenie plus utrzymanie za każdy rok — u wykonawcy to osobna umowa serwisowa, u nas subskrypcja. I obie dotyczą tego samego zakresu, czyli systemu obsługującego realny proces firmy.
| Moment | Software house | VULPEX System |
|---|---|---|
| Na starcie | 80 000 – 300 000 zł | 20 000 – 45 000 zł |
| Po 3 latach | 140 000 – 450 000 zł | 50 000 – 87 000 zł |
| Po 5 latach | 180 000 – 550 000 zł | 70 000 – 115 000 zł |
| Po 10 latach | 280 000 – 800 000 zł | 120 000 – 185 000 zł |
Po dziesięciu latach jesteśmy na 120 000 – 185 000 zł wobec 280 000 – 800 000 zł. Dwa i pół raza taniej w wariancie dolnym, ponad cztery razy w górnym. Ale nie to jest najważniejsze w tej tabeli. Najważniejszy jest pierwszy wiersz: żeby zacząć, potrzebujesz 20 000 zł, a nie 80 000. To jest różnica między „zrobimy to za trzy lata" a „zaczynamy w przyszłym miesiącu".
I to nie jest opłata za serwer. W subskrypcji siedzi infrastruktura dobrana do obciążenia, kopie zapasowe i monitoring dostępności, aktualizacje bezpieczeństwa — także te, o których nie wiesz, że były potrzebne — wsparcie z realnym kontaktem zamiast systemu zgłoszeń, godziny drobnych modyfikacji w cenie, konsultacje techniczne oraz konsultacje rozwojowe, czyli wspólne planowanie, co dobudować w kolejnym roku. Do tego środowisko testowe.
Nie płacisz za konto. Płacisz za wydajność — kont zakładasz tyle, ile potrzebujesz, a próg dotyczy osób pracujących w tej samej chwili. To nie jest deklaracja na słowo: liczbę jednoczesnych użytkowników odczytujemy z monitoringu wbudowanego w każdy system, który budujemy, i pokazujemy ją na żądanie. Przy gotowym programie za 250 zł od konta piętnastoosobowy zespół kosztuje 45 000 zł rocznie. U nas ten sam zespół mieści się w dolnym progu subskrypcji, bo jednocześnie i tak nigdy nie pracuje piętnaście osób.
Co konkretnie budujemy
Cztery światy, które trafiają do nas najczęściej — i piąty, otwarty, dla wszystkich pozostałych.
Sektor publiczny i samorządy
Postępowania, ewidencja personelu, rejestry branżowe, sprawozdawczość.
Urząd ma EZD RP z centrali i to załatwia obieg pism. Problem zaczyna się piętro niżej. Postępowanie, w którym trzeba pilnować terminów, wersji dokumentacji i tego, kto co zatwierdził. Ewidencja czasu pracy w arkuszu, który ktoś kiedyś zrobił i odszedł. Rejestr istniejący w trzech wersjach, bo każdy wydział prowadzi swoją.
Nie konkurujemy z EZD RP — dokładamy to, czego on nie robi. Postępowania z terminami i pełną historią zmian, grafiki i rozliczenia personelu, rejestry branżowe, sprawozdawczość wyklikiwana zamiast składanej ręcznie z trzech plików. Uprawnienia schodzą per wydział, więc referent widzi swoje sprawy, a naczelnik cały obszar.
I rzecz, o której na rynku nikt nie pisze: od 1 stycznia 2026 próg stosowania Prawa zamówień publicznych wynosi 170 000 zł netto (Dz.U. 2025 poz. 1173). Poniżej tej kwoty jednostka udziela zamówienia bezpośrednio — bez wadium, bez pełnej procedury. Samo wdrożenie z widełek poniżej mieści się w tym progu z zapasem. Uwaga na jedno: liczy się wartość całego zamówienia, więc jeśli umowa obejmuje też subskrypcję na kilka lat z góry, trzeba to zsumować. Pomagamy policzyć, zanim ogłoszenie pójdzie w świat.
Nie mamy sztywnych ram. Instytucja ma własne wymogi co do praw do oprogramowania, dostępu do kodu, lokalizacji danych, dostępności cyfrowej czy okresu gwarancji — i to są rzeczy, które ustalamy przed podpisaniem umowy, a nie po. Standardowy model jest jeden, ale nie jest jedyny; jeśli postępowanie wymaga innego, rozmawiamy o nim na etapie opisu przedmiotu zamówienia. To najtańszy moment na taką rozmowę dla obu stron.
- Obsługa postępowań i dokumentacji przetargowej
- Ewidencja, grafiki i rozliczenia personelu
- Rejestry branżowe i sprawozdawczość
- Role i uprawnienia per wydział lub jednostka
- Integracje z systemami, których jednostka już używa
- Eksport danych do sprawozdań i kontroli
| Rozwiązanie | Koszt |
|---|---|
| Elektroniczny obieg dokumentów z półki | wdrożenie od 5 000 zł + abonament od 679 zł/mies. (ok. 8 100 zł rocznie) |
| Zintegrowany system dla dużej instytucji | zamówienia liczone w milionach złotych, wadium sześciocyfrowe |
| VULPEX System | 25 000 – 60 000 zł wdrożenie + 12 000 – 20 000 zł rocznie |
Kwoty netto. Zakres zależy od liczby ról, integracji i skali. Wycena po rozmowie o procesie.
Platformy e-learningowe
Kursy, ćwiczenia interaktywne, wideo i streaming, postępy uczniów.
Gotowa platforma kursowa kosztuje od 15 do 203 zł miesięcznie i robi dokładnie to, co przewidzieli jej twórcy. Dopóki uczysz z plików PDF, w zupełności wystarczy. Kiedy Twoja metoda ma własne ćwiczenia, własną kolejność i własne gry, zaczyna się kombinowanie: kurs w jednym narzędziu, wideo w drugim, postępy uczniów w arkuszu. I nikt już nie wie, gdzie jest prawda.
Budujemy platformę, w której kursy tworzy Twój zespół, a nie programista. Wybierasz typ ćwiczenia, system sam generuje formularz konfiguracji. Nagrania, obrazy i wideo wgrywasz sam, a biblioteka pilnuje, żeby ten sam plik dało się użyć w dziesięciu miejscach bez wgrywania go dziesięć razy. Uruchomienie kolejnego języka to praca redakcyjna, nie kolejne wdrożenie.
Osobna sprawa to dane, bo uczą się dzieci. Obowiązuje art. 8 RODO — poniżej 16 lat zgodę wyraża opiekun — oraz art. 12, czyli komunikaty napisane językiem zrozumiałym dla dziecka. To nie jest klauzula doklejana na końcu wdrożenia. To sposób, w jaki od pierwszego dnia projektuje się konta, zgody i rejestr dostępu.
- Kreator kursów i ćwiczeń bez udziału programisty
- Wideo, streaming i biblioteka materiałów
- Ćwiczenia interaktywne i mechaniki grywalizacyjne
- Role: kursant, lektor, manager oddziału, centrala
- Śledzenie postępów, statystyki i raporty
- Zgody opiekunów i ochrona danych małoletnich
| Rozwiązanie | Koszt |
|---|---|
| Gotowa platforma w abonamencie | 15 – 203 zł miesięcznie, mechaniki takie, jakie są |
| Pojedyncza integracja z systemem szkoły | 2 000 – 20 000 zł za jedną |
| VULPEX System | 60 000 – 120 000 zł wdrożenie + 30 000 – 54 000 zł rocznie |
Kwoty netto. Zakres zależy od liczby ról, integracji i skali. Wycena po rozmowie o procesie.
Projekty, ekipy i podwykonawcy
Zlecenia, kartoteka podwykonawców, faktury z KSeF przy projekcie, marża na bieżąco.
Gotowy program dla budowlanki kosztuje od 39 do 399 zł miesięcznie za pakiet i najczęściej kończy się dokładnie tam, gdzie zaczynają się Twoje rozliczenia z ekipami. Bo każda firma liczy je inaczej: od metra, od punktu, od zakończonego etapu, z potrąceniem za poprawki i z premią za termin. Tego nie da się wybrać z listy.
Budujemy to pod Twój sposób liczenia. Zlecenia z etapami przypisanymi do konkretnych ekip, kartoteka podwykonawców z historią i saldem, protokoły odbioru ze zdjęciami z budowy, koszt materiałowy i narzut liczone osobno, więc marżę na zleceniu widzisz w trakcie, a nie po fakcie.
Faktury kosztowe pobieramy z KSeF i przypinamy do projektu, więc nie przepisuje ich nikt ręcznie. Warto wiedzieć, że od 1 lutego 2026 wszyscy czynni podatnicy VAT muszą faktury z KSeF odbierać, a od 1 stycznia 2027 wchodzą kary i dołączają mikroprzedsiębiorcy. Kto dziś radzi sobie darmowym narzędziem Ministerstwa, ma na uporządkowanie tego kilka miesięcy.
- Zlecenia i etapy przypisane do ekip
- Kartoteka podwykonawców z historią i rozliczeniami
- Faktury pobierane z KSeF i przypinane do projektu
- Koszt materiałowy, narzut i marża liczone na bieżąco
- Protokoły odbioru ze zdjęciami z budowy
- Powiadomienia i obieg akceptacji
| Rozwiązanie | Koszt |
|---|---|
| Gotowy program dla budowlanki | 39 – 399 zł miesięcznie zależnie od pakietu |
| Wdrożenie systemu branżowego z półki | od 5 000 zł, około dwóch miesięcy do startu |
| VULPEX System | 25 000 – 45 000 zł wdrożenie + 10 000 – 14 000 zł rocznie |
Kwoty netto. Zakres zależy od liczby ról, integracji i skali. Wycena po rozmowie o procesie.
Rezerwacje, wynajem i platformy zakupowe
Dostępność w czasie, cenniki sezonowe, kaucje, protokoły zdawczo-odbiorcze.
Sprawdziliśmy cztery polskie systemy do obsługi wynajmu. Wszystkie cztery, na które trafiliśmy, odpowiadają tak samo: „skontaktuj się po wycenę". Publiczne cenniki w tej branży istnieją, ale są wyjątkiem. Do tego mechanizm, o którym dowiadujesz się zwykle później — w programach dla obiektów noclegowych, gdzie cenniki akurat są jawne, cena wywoławcza 89 zł rośnie do trzystu i więcej, kiedy dokładasz funkcje potrzebne do normalnej pracy. Cena bazowa gotowca rzadko jest ceną gotowca.
Drugi wariant to „za darmo". Jeden z dostawców daje system bez abonamentu w zamian za parytet ceny i dostępności na swoim katalogu — czyli za kontrolę nad Twoim cennikiem. Trzeci wariant to prowizja: 3 do 10 zł od każdej rezerwacji, bez końca. Przy tysiącu rezerwacji rocznie to od 3 000 do 10 000 zł, co roku, za samo pośrednictwo.
Budujemy system, który jest Twój: katalog z dostępnością w czasie rzeczywistym, kalendarz rezerwacji, cenniki sezonowe i pakiety, kaucje i zaliczki, protokoły wydania i zwrotu ze zdjęciami. Płacisz raz za budowę i stałą kwotę rocznie — niezależnie od tego, ile rezerwacji przyjmiesz i po jakiej cenie.
- Katalog z dostępnością w czasie rzeczywistym
- Kalendarz rezerwacji i blokady terminów
- Cenniki sezonowe, rabaty i pakiety
- Kaucje, zaliczki i płatności online
- Protokoły wydania i zwrotu ze zdjęciami
- Panel klienta i rezerwacja bez telefonu
| Rozwiązanie | Koszt |
|---|---|
| Gotowy system rezerwacji w abonamencie | 100 – 4 500 zł miesięcznie zależnie od skali obiektu |
| Model prowizyjny | 3 – 10 zł od każdej rezerwacji, bez końca |
| VULPEX System | 40 000 – 80 000 zł wdrożenie + 14 000 – 30 000 zł rocznie |
Kwoty netto. Zakres zależy od liczby ról, integracji i skali. Wycena po rozmowie o procesie.
A jeśli Twojego przypadku nie ma na liście?
Cztery segmenty wyżej to przykłady. Lista jest otwarta.
Cztery segmenty wyżej to nie katalog, tylko cztery przypadki, które trafiają do nas najczęściej. Nie ma tam Twojej branży? To niczego nie przesądza — przy oprogramowaniu dla firm sama nazwa branży i tak nic nie mówi. Mówi proces. Dlatego poniżej wymieniamy procesy, nie szyldy.
Jeśli w którymś z nich rozpoznasz swoją codzienność, to jest dokładnie ten moment, żeby napisać. Takie systemy zaczynają się od 12 000 zł, bo obejmują jeden proces, a nie całą firmę. To najczęstszy start i najczęstsza droga: jeden proces, potem drugi, potem trzeci — każdy dokładany osobno, wtedy gdy poprzedni już się zwrócił.
- Firmy sprzątające — grafik ekip na obiektach, potwierdzenia ze zdjęciem
- Firmy budowlane — etapy zleceń, podwykonawcy, protokoły odbioru
- Firmy transportowe — zlecenia, kierowcy, trasy, rozliczenie kursu
- Warsztaty i serwisy — historia urządzenia, części, wycena naprawy
- Biura rachunkowe — obieg dokumentów klientów, faktury z KSeF, terminy
- Produkcja na zamówienie — wycena, kolejka produkcyjna, materiał, terminy
| Rozwiązanie | Koszt |
|---|---|
| Gotowy system w abonamencie | 50 – 300 zł za konto miesięcznie, przy 15 osobach 54 000 – 135 000 zł w trzy lata |
| Software house | 80 000 – 300 000 zł wdrożenie + 20 000 – 50 000 zł rocznie |
| VULPEX System | 12 000 – 25 000 zł wdrożenie + 8 000 – 10 000 zł rocznie |
Kwoty netto. Zakres zależy od liczby ról, integracji i skali. Wycena po rozmowie o procesie.
Jak wygląda wycena i wdrożenie krok po kroku
Nie wyceniamy „platformy". Rozbieramy zapytanie na moduły i dostajesz tabelę: moduł, zakres, etap, kwota. Widzisz, co możesz wyrzucić, żeby zejść z ceny, i co da się odłożyć na przyszły rok. Jedna liczba na dole strony nie mówi nic — kilkanaście pozycji rozpisanych osobno mówi wszystko.
Każda oferta kończy się listą pytań. Ostatnia miała ich jedenaście: sprzeczności między dokumentacją a makietą, sposób liczenia postępu, nazewnictwo sekcji, wymogi dostępności cyfrowej. To jest różnica między wyceną a zgadywaniem — i powód, dla którego nasze terminy się trzymają.
Kryterium odbioru zapisujemy zachowaniem, nie deklaracją: pracownik po jednodniowym szkoleniu samodzielnie tworzy w panelu kompletny moduł i on działa po stronie użytkownika. Wycenę przygotowuje ta sama osoba, która potem buduje — czternaście lat w automatyzacji procesów, nie zespół handlowy z prezentacją.
- 1Rozmowa o procesieBezpłatna. Opowiadasz, co robisz dziś ręcznie.
- 2Oferta rozbita na modułyTabela z zakresem, etapem i kwotą. Plus lista pytań.
- 3Etap budowyKluczowe moduły działają od pierwszych tygodni.
- 4Odbiór częściowyProtokół podpisany, dopiero potem faktura.
- 5Kolejny etap albo koniecDecyzja Twoja, po każdym odbiorze.
Co się stanie, jeśli się rozstaniemy albo mnie zabraknie
To jest pytanie, którego nikt nie zadaje głośno, a ma je każdy, kto rozmawia z jednoosobową firmą: co będzie, jak Pan zniknie? Przeczytaliśmy w całości trzy strony wykonawców oprogramowania dla firm i przejrzeliśmy osiem domen. Żadna tego nie porusza. Więc porusza to ta.
Mamy zarządcę sukcesyjnego wpisanego do CEIDG. To znaczy tyle, że w razie mojej śmierci firma nie zatrzymuje się na czas postępowania spadkowego — zarządca przejmuje ją z dnia na dzień i prowadzi umowy, rozliczenia oraz utrzymanie Twojego systemu dalej, bez przerwy w działaniu. Potwierdzenie wpisu przekazujemy przed podpisaniem umowy, nie na słowo. Szczegóły — okres zarządu i tryb przejęcia — zapisujemy w umowie, żeby nie zostało to hasłem ze strony.
Raz w tygodniu baza i wszystkie materiały lądują automatycznie na Twoim zasobie — dysku chmurowym, serwerze plików, przestrzeni obiektowej. Nie na naszym. Pierwsze odtworzenie tej kopii przeprowadzamy wspólnie przy odbiorze, żeby nie została teorią z umowy. Razem z odbiorem dostajesz dokumentację techniczną: strukturę bazy, opis modułów, format przechowywania treści i specyfikację eksportu.
Dostępność, czasy reakcji i kary umowne za ich niedotrzymanie zapisujemy w umowie — bo oprogramowanie dla firm bez zapisanego poziomu usług jest obietnicą, nie zobowiązaniem. Parametry są standardem, ale ich zakres zależy od projektu — inaczej wygląda to przy systemie dla dziesięciu osób, inaczej przy platformie, na której uczy się tysiąc osób jednocześnie.
Oprogramowanie dla firm: gotowy program, software house czy VULPEX
Trzy drogi, jedna tabela. Żadna nie jest zła — są dobre dla różnych firm i w różnych momentach.
| Kryterium | Gotowy program | Software house | VULPEX System |
|---|---|---|---|
| Koszt wejścia | niski — abonament od pierwszego dnia | wysoki — całość przed startem | średni — płatny etapami po odbiorach |
| Koszt roczny | 50 – 300 zł za konto miesięcznie | osobna umowa serwisowa | stała kwota, bez opłat za konto |
| Dopasowanie do procesu | proces dopasowujesz do programu | pełne | pełne |
| Kto zmienia treści i ceny | Ty, w granicach konfiguracji | programista wykonawcy | Ty, w panelu |
| Utrzymanie i aktualizacje | w abonamencie | osobno płatne | w subskrypcji |
| Po zakończeniu współpracy | tracisz dostęp do systemu | kod Twój, utrzymanie na Twojej głowie | wykup systemu po 12 miesiącach |
Jeśli szukasz po prostu systemu do prowadzenia firmy — sprzedaż, klienci, zlecenia, faktury — mamy na to osobną stronę: dedykowane systemy CRM i ERP. Ta strona jest o tym, czego tam nie ma: o procesach, które nie mieszczą się w żadnej gotowej kategorii.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje oprogramowanie dedykowane dla firmy?
System zaczyna się od 12 000 zł netto i kończy na 120 000 zł za platformę z wideo i płatnościami. Najczęstszy przedział to 12 000 – 45 000 zł za system obsługujący jeden lub dwa procesy. Pojedynczy moduł dokładany do działającego systemu to 1 500 – 15 000 zł — ale to rozbudowa, nie cena wejścia. Do tego subskrypcja roczna od 8 000 zł, w której siedzi hosting, kopie zapasowe, aktualizacje bezpieczeństwa i wsparcie. Płacisz etapami, po odbiorach częściowych, a nie z góry.
Jakie oprogramowanie jest odpowiednie dla firm usługowych?
Jeśli proces jest standardowy — sprzedaż, faktury, prosty CRM — najtaniej wychodzi gotowy program w abonamencie, od 50 do 300 zł za konto miesięcznie. Oprogramowanie dla firm budowane na zamówienie ma sens wtedy, gdy sposób pracy jest przewagą albo gdy zespół obchodzi system Excelem. Firmy sprzątające, transportowe, warsztaty i biura rachunkowe zaczynają zwykle od jednego procesu za 12 000 – 25 000 zł.
Co się stanie z moim systemem, jeśli wykonawca zniknie z rynku?
Mamy zarządcę sukcesyjnego wpisanego do CEIDG, który przejmuje umowy i rozliczenia. Raz w tygodniu baza i materiały lądują automatycznie na Twoim zasobie — dysku chmurowym, serwerze plików albo przestrzeni obiektowej — niezależnym od naszej infrastruktury. Pierwsze odtworzenie kopii przeprowadzamy wspólnie przy odbiorze, żeby nie zostało to teorią. Dokumentacja techniczna, czyli struktura bazy, opis modułów i format danych, idzie do Ciebie razem z odbiorem.
Czyj jest kod i co dostaję na wyjściu?
Treść, dane i materiały są Twoje od pierwszego dnia, a system działa pod Twoją marką i w Twojej domenie. Po dwunastu miesiącach od odbioru możesz wystąpić o wykup: dostajesz pełne dostępy administracyjne do systemu, bazy i serwera oraz niewyłączną, bezterminową licencję na kod, z prawem do modyfikacji i zlecania jej komu chcesz.
Czy samorząd może kupić system bez przetargu?
Od 1 stycznia 2026 próg stosowania Prawa zamówień publicznych wynosi 170 000 zł netto (Dz.U. 2025 poz. 1173). Poniżej tej kwoty jednostka udziela zamówienia bezpośrednio, bez wadium i bez pełnej procedury — obowiązują ją nadal zasady z ustawy o finansach publicznych: celowość, przejrzystość i udokumentowanie wyboru. Systemy z naszych widełek mieszczą się w tym progu.
Czy mogę sam zmieniać treści i ustawienia bez programisty?
Tak — i to jest sedno tego, jak budujemy. Cenniki, role i uprawnienia, szablony dokumentów i maili, słowniki, kategorie oraz treści są wpisami w panelu, nie liniami kodu. Kryterium odbioru zapisujemy zachowaniem, nie deklaracją: Twój pracownik po jednodniowym szkoleniu tworzy w panelu kompletny moduł i on działa po stronie użytkownika.
Czy mogę dokupować pojedyncze moduły po wdrożeniu?
Tak — i to jest cały pomysł na tę współpracę. Moduł kosztuje od 1 500 do 15 000 zł netto, zależnie od tego, ile logiki w nim siedzi, i każdy jest wyceniany oraz odbierany osobno. Ostatnia paczka sześciu modułów zamówionych po uruchomieniu systemu zamknęła się kwotą 19 500 zł netto, a kolejnych sześć zmian z tej samej listy weszło w ramach wdrożenia i nie kosztowało nic. Zaczynasz od małego systemu za 12 000 zł i dokładasz to, czego naprawdę używasz, zamiast kupować gotowca z trzydziestoma funkcjami, z których włączysz sześć.
Ile trwa wdrożenie oprogramowania dla firm?
Podajemy terminy realne, nie takie, które dobrze wyglądają w ofercie. Największy system, jaki zbudowaliśmy — ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów — powstał w niecałe dwa miesiące razem z wdrożeniem administratorów. Ale kluczowe jest co innego: nie czekasz do końca. Pierwsze moduły trafiają na produkcję po kilku tygodniach, Ty klikasz po nich naprawdę i zgłaszasz uwagi wtedy, gdy poprawka kosztuje godzinę, a nie przepisanie połowy systemu. Rozbudowany system dzielimy na etapy: oddajemy działającą część do pracy i budujemy dalej w tle. Jak z halą — pierwszy segment jest odebrany i ludzie już w nim pracują, a ekipa stawia kolejny obok.
Jak wygląda ochrona danych osobowych w takim systemie?
Ty jesteś administratorem danych, my podmiotem przetwarzającym — zasady zapisuje umowa powierzenia, która jest załącznikiem do umowy głównej, a nie klauzulą doklejaną na końcu. Dane leżą na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Dostęp jest oparty na rolach, więc każdy widzi wyłącznie to, co do niego należy, a każde wejście w dane zostaje w rejestrze zdarzeń. Do tego kopie zapasowe, eksport i trwałe usunięcie danych na żądanie oraz zgłoszenie naruszenia w ciągu doby od jego stwierdzenia. Przy platformach, z których korzystają osoby poniżej szesnastu lat, dochodzi art. 8 RODO — zgoda opiekuna — i art. 12, czyli komunikaty pisane językiem zrozumiałym dla dziecka.
Co obejmuje roczna subskrypcja?
Infrastrukturę dobraną do obciążenia, kopie zapasowe i monitoring, aktualizacje bezpieczeństwa, wsparcie techniczne z realnym kontaktem, godziny drobnych modyfikacji w cenie, konsultacje techniczne i rozwojowe oraz środowisko testowe. Nie ma opłat za konto — liczy się wydajność, nie liczba użytkowników. Kwota jest stała i znana z góry: od 8 000 do 54 000 zł netto rocznie, zależnie od skali systemu.
Z kim będziesz rozmawiać
Sebastian Przybylski · VULPEX System
Nie ma tu działu handlowego. Wycenę przygotowuje i system buduje ta sama osoba, z którą rozmawiasz — czternaście lat w automatyzacji procesów, wcześniej po drugiej stronie biurka: produkcja, inwentaryzacje sieci, dokumentacja przetargowa dla gmin. Więcej o tym, kto to buduje.
Siedziba jest w Grudziądzu i stąd budujemy oprogramowanie dla firm z całej Polski — bo przy tej pracy nie ma znaczenia, gdzie stoi biurko. Znaczenie ma to, czy ktoś rozumie Twój proces. W kujawsko-pomorskim spotykamy się na miejscu, jeśli tak wygodniej; poza regionem wszystko idzie zdalnie i jeszcze nikomu to nie przeszkodziło.
Ceny, terminy i dane rynkowe na tej stronie sprawdzone .
Powiązane usługi i wdrożenia
- Dedykowane systemy CRM i ERP do zarządzania firmą
- Automatyzacja Excela — tańsze wejście, gdy proces jest prosty
- Strona WWW z panelem CMS jako dodatek do systemu
- Woltanic — 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów w niecałe dwa miesiące
- Wdrożenia i case studies — jak te systemy działają w praktyce
- Kto buduje te systemy — 14 lat w automatyzacji procesów
Porozmawiajmy o Twoim procesie
Napisz jednym zdaniem, co dziś robisz ręcznie. Odezwę się w ciągu jednego dnia roboczego — z pytaniami, nie z cennikiem. Wycena powstaje po rozmowie o procesie, bo napisana wcześniej byłaby zgadywaniem, a zgadywanie kończy się aneksem.
Wolisz od razu i bez formularza? biuro@vulpexsystem.pl albo +48 663 489 723. Odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego.