Woltanic — case study: system CRM, FSM i ERP dla firm usługowych

Ponad 90 tysięcy linii kodu. Dwadzieścia dziewięć modułów. Od pustego repozytorium do systemu, w którym pracuje cała firma — w niecałe dwa miesiące, razem z wdrożeniem administratorów.

Wiem, jak to brzmi. Klasyczne wdrożenie oprogramowania tej klasy to sześć do dwunastu miesięcy i faktura na 150–300 tysięcy złotych. Skąd ta różnica?

Z architektury. Nie piszemy każdego panelu od nowa — mamy sprawdzone wzorce: warstwę migracji bazy danych, wspólny router z kontrolą uprawnień, globalny system mailowy, jednolitą warstwę interfejsu. Nowy moduł to składanie z gotowych elementów, nie budowa od fundamentów. Do tego jeden architekt, który zna cały system od podszewki, zamiast trzech warstw menedżerów przekazujących sobie specyfikacje.

I rzecz, która wygląda niepozornie, a robi największą różnicę: pierwsze moduły trafiły na produkcję po kilku tygodniach. Zespół klikał po nich naprawdę i mówił, co jest nie tak — wtedy, gdy poprawka kosztowała godzinę, a nie przepisanie połowy systemu.

To jest ta część, która zaskakuje najbardziej. Bo w kodzie tego systemu nie ma ani jednej linijki o panelach, falownikach czy magazynach energii.

Serce stanowi baza produktów, którą klient konfiguruje sam: nazwa, cena zakupu, zdjęcie, karta katalogowa. Na niej stoją kalkulatory — też konfigurowalne, każdy z własnym zestawem pozycji. I teraz kluczowy szczegół: pozycja w kalkulatorze może pobierać cenę z bazy produktów albo mieć własną stałą kwotę wpisaną ręcznie. Do tego narzut procentowy lub kwotowy, pozycje opcjonalne i reguły warunkowe — jeśli klient wybierze to, dorzuć tamto w takiej ilości.

Rozumiesz, co to oznacza? Ten sam silnik, który liczy instalację fotowoltaiczną, policzy wymianę połaci dachu, docieplenie budynku, wymianę okien albo instalację teletechniczną. Bez pisania kodu. Konfigurujesz nowy kalkulator, dodajesz produkty, ustawiasz reguły — i wyceniasz nową branżę tego samego dnia.

Firma działająca w kilku obszarach robi sobie osobny komplet dla każdego: własny kalkulator, własny wzór oferty, własną umowę, własny protokół i własne pola audytu. Jeden system obsługuje wszystkie, a handlowiec wybiera tylko właściwy kalkulator z listy.

To różnica między systemem dla branży a systemem, który skonfigurujesz pod dowolną branżę. Więcej o tym podejściu piszemy przy dedykowanych systemach CRM i ERP.

CRM dla firmy usługowej musi prowadzić zlecenie przez działy, a nie tylko klienta przez lejek. Gotowy CRM kończy pracę na podpisanej umowie, a w firmie usługowej po umowie zaczyna się większość roboty: dokumenty, ekipy w terenie, materiał z magazynu, protokół i rozliczenie. Tego w pudełku zwykle nie ma.

Obieg zlecenia między działami. Karta zlecenia z sekcjami BOK, działu technicznego, koordynacji, magazynu i dokumentacji — działy pracują równolegle, nie w kolejce.
Wymagane dokumenty na każdym etapie. Wniosek kredytowy, projekt, zdjęcia z wizji, protokół — bez kompletu zlecenie nie idzie dalej.
Ekipy w terenie. Lista, kalendarz i karta montażu; koordynator widzi, które zlecenie czeka na materiał, a które na dokument.
Magazyn z kompletacją. Lista materiałowa powstaje wprost z kalkulacji, a system pilnuje różnic, gdy zlecenie wraca do poprawki.
Protokół i rozliczenie inwestycji. Ekipa zamyka montaż protokołem ze zdjęciami, a umowa rozbija się na koszty, marżę i prowizje.

Moim zdaniem właśnie tu gotowe CRM-y przegrywają najczęściej. Świetnie liczą lejek, a zlecenie po podpisie znika im z radaru — i wraca dopiero jako telefon od zdenerwowanego klienta. Brzmi znajomo? Dobry CRM dla firmy usługowej trzyma zlecenie w ręku aż do ostatniego protokołu.

Zapytaj właściciela średniej firmy usługowej, co go najbardziej wkurza. Rzadko powie, że sprzedaż. Zwykle: że nikt nie wie, na czym stoi zlecenie.

Bo handlowiec sprzedał i poszedł dalej. Dział techniczny czeka na projekt. Koordynator na zdjęcia z wizji. Magazyn na potwierdzenie umowy. Każdy czeka na kogoś, wszyscy dzwonią do wszystkich, a zlecenie stoi tydzień, bo brakuje jednego skanu.

Ten system rozwiązuje to inaczej niż przez przypominajki. Po prostu nie pozwala pójść dalej. Definiujesz, jakie dokumenty są wymagane na którym etapie — wniosek kredytowy przed uruchomieniem, projekt przed wysłaniem do realizacji, zdjęcia z wizji lokalnej, założenia techniczne, protokół po montażu. Brakuje czegoś? Zlecenie nie przechodzi do następnego działu.

Listę wymagań konfiguruje klient, nie programista. Inna branża, inne dokumenty — ustawiasz w panelu. Fotowoltaika potrzebuje projektu i zgłoszenia do operatora, docieplenie audytu energetycznego, a montaż okien pomiarów z natury.

Efekt uboczny okazał się ciekawszy niż sam mechanizm: skoro wszystko jest w karcie zlecenia, ludzie przestali wysyłać sobie pliki mailem. A skoro przestali, nikt już nie pyta „która wersja jest aktualna?".

CRM dla handlowców w firmie usługowej ma pokazać handlowcowi jego klientów, spotkania i prowizje, a menadżerowi i dyrektorowi — wyniki całego zespołu pod nimi. W Woltanic robi to wielopoziomowa struktura organizacji: dyrektorzy, menadżerowie, handlowcy i ekipy, a każdy widzi dokładnie tyle, ile powinien.

Prowizje? Nalicza je system — od kalkulacji, na całą drabinę: handlowiec, menadżer, dyrektor regionu. Kwoty zamrażają się przy zatwierdzeniu umowy, więc zmiana stawek w marcu nie przepisuje rozliczeń ze stycznia. Każdy uczestnik ma panel z tym, co mu się należy, co już wypłacono i z których umów. Koniec piątkowych negocjacji „mnie się należało więcej”.

Do tego spotkania z wynikami i dashboard w dwóch widokach: podstawowym dla zespołu i rozszerzonym dla zarządu. Widać nie tylko, ile spotkań się odbyło, ale co z nich wyszło. A w firmie handlowej, gdzie zlecenie kończy się na fakturze? Tam wystarcza lejek, oferta i prowizja — bez działu technicznego i magazynu z kompletacją. Co musi mieć taki system, żeby handlowiec naprawdę go używał, rozpisałem w poradniku CRM dla handlowców — co musi mieć.

Granica między CRM a ERP jest prostsza, niż się wydaje. CRM zarządza relacją z klientem. ERP zarządza zasobami firmy — pieniędzmi, materiałem, ludźmi i tym, czy przedsięwzięcie w ogóle się opłaca.

Ten system zaczął jako CRM z FSM, ale kolejne moduły przesuwają go na drugą stronę tej granicy. Każda umowa rozbija się dziś na trzy warstwy: koszty realizacji, marżę firmy i prowizje wszystkich uczestników sprzedaży — handlowca, jego menadżera, dyrektora regionu. To nie jest tylko ewidencja. To rachunek rentowności każdej pojedynczej inwestycji.

Dashboard pokazuje to na żywo. Nie „ile sprzedaliśmy", tylko „ile na tym zarobiliśmy po odjęciu materiału, robocizny i prowizji". Właściciel widzi, które zlecenia niosą firmę, a które tylko generują ruch.

W firmach o rozbudowanej strukturze to jest przełom. Bo prowizja od jednej umowy rozchodzi się na kilka poziomów, a każdy poziom ma inne zasady. Excel to udźwignie — dopóki ktoś nie pomyli wiersza. Potem zaczynają się rozmowy „mnie się należało więcej" i nikt nie umie odtworzyć, jak było naprawdę.

W systemie kwoty zamrażają się w momencie zatwierdzenia umowy, więc późniejsza zmiana stawek nie przepisuje historii wstecz. Każdy uczestnik ma swój panel: widzi, co mu się należy, co wypłacono i z których umów. Właściciel przestaje być kalkulatorem, zespół przestaje pytać.

Mała firma usługowa — właściciel, dwóch handlowców, jedna ekipa — nie potrzebuje 29 modułów Woltanic. Potrzebuje lejka, kalkulatora, oferty i umowy, często jeszcze modułu realizacji. Taki zakres mieści się w gotowych poziomach: od 1 500 zł netto miesięcznie, bez opłaty wdrożeniowej i bez opłat od użytkownika, a poziom MAX z modułem realizacji to 4 500 zł netto miesięcznie.

System jak u Woltanic ma sens, gdy masz kilka działów, strukturę handlową na kilku poziomach i magazyn, który kompletuje materiał pod zlecenie. Wtedy to konfiguracja indywidualna, wyceniona po bezpłatnym audycie procesów, zanim padnie pierwsza linijka kodu. Moja reguła kciuka? Policz, ile osób musi dotknąć jednego zlecenia, zanim trafi do rozliczenia. Jeśli więcej niż trzy — gotowy poziom zacznie Cię uwierać. Wszystkie poziomy i moduły znajdziesz w cenniku systemu CRM dla firm.

System pracuje, ale rozwój się nie zatrzymał. Na warsztacie jest pełny rozwój, żeby dane z umów i rozliczeń szły prosto do księgowości, bez przeklejania z ekranu na ekran.

Architektura jest na to gotowa: wszystkie zmiany w bazie idą przez wersjonowane migracje, moduły są od siebie odseparowane, a dane trzymane w strukturze, którą da się wystawić na zewnątrz. Dołożenie kolejnego kanału to praca nad jednym modułem, nie przebudowa systemu.

I w tym sens robienia rzeczy dedykowanie. Gotowe oprogramowanie ERP ma tyle integracji, ile przewidział producent. Twój własny system — tyle, ile potrzebujesz. Dziś księgowość, jutro pełny system magazynowy.