Case study — Fotowoltaika, OZE i usługi instalacyjno-budowlane

Woltanic

Ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów — zbudowane od zera w niecałe dwa miesiące, razem z wdrożeniem administratorów. System CRM i FSM, który jest już przygotowany na pełne ERP: ma rozliczenia inwestycji, rentowność w dashboardzie i podział umowy na koszty, marże i prowizje uczestników sprzedaży. Powstał dla firmy fotowoltaicznej, ale konfigurowalna baza produktów i kalkulatory z regułami warunkowymi wyceniają równie dobrze wymianę połaci dachu, docieplenie budynku, montaże okien - w pełni przygotowany system na dywersyfikacje usług.

CRM / ERP SaaS dedykowany system fotowoltaika FSM OZE system CRM system ERP baza produktów Crm dla dużych firm Crm dla średnich firm Erp dla dużych firm Erp dla średnich firm Field Service Management kalkulator wycen obieg dokumentacji podpis elektroniczny rentowność rozliczenia inwestycji system dla firm usługowych
Odwiedź stronę Zamów konsultację

Problem

W średniej i dużej firmie usługowej rzadko wysypuje się sprzedaż. Wysypuje się to, co dzieje się pomiędzy.Handlowiec sprzedał i uważa temat za zamknięty. Dział techniczny czeka na projekt, którego nikt nie wysłał. Koordynator dzwoni po zdjęcia z wizji lokalnej, bo bez nich nie zaplanuje ekipy. Magazyn nie wie, czy kompletować, bo umowa „chyba jest podpisana, ale nikt nie widział skanu". A na koniec miesiąca zaczyna się najlepsze — rozliczenia, przy których każdy pamięta inne ustalenia.Znasz to? Bo to nie jest problem złych ludzi. To problem braku systemu, który wymusza kolejność.Gotowe oprogramowanie CRM tego nie łata, bo kończy robotę na podpisanej umowie — a w firmie usługowej wtedy się ona dopiero zaczyna. Płacisz 50–300 zł miesięcznie od osoby za bazę kontaktów i lejek, a reszta procesu ląduje w mailach, na dysku i w głowach ludzi. Systemy ERP z drugiej strony potrafią wszystko — tylko kosztują setki tysięcy i wdraża się je rok.Dochodzi do tego rzecz, którą widać dopiero po czasie: firma nie zostaje na zawsze w jednej branży. Dziś fotowoltaika, jutro pompy ciepła, za rok termomodernizacja. Każda gałąź to inne produkty, inne wzory ofert, inne wymagania do umowy. Dzwonić za każdym razem do programisty i czekać dwa tygodnie? Kiepski interes.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy system CRM i FSM, który prowadzi zlecenie od pierwszego telefonu aż po wypłatę prowizji — i na każdym etapie sprawdza, czy poprzedni krok został domknięty.Zacznę od liczby, bo ona robi największe wrażenie: ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów powstało w niecałe dwa miesiące. Razem z wdrożeniem administratorów i szkoleniem zespołu. Nie dlatego, że ktoś nie spał — tylko dlatego, że mamy przetestowaną architekturę i wzorce, które składa się jak klocki, zamiast pisać każdy panel od zera.Ale najciekawsze jest to, czego nie zaszyliśmy w kodzie.Baza produktów jest konfigurowalna — dodajesz pozycje z ceną zakupu, zdjęciem i kartą katalogową. Kalkulatory też — każdy z własnym zestawem pozycji i regułami. I teraz sedno: pozycja w kalkulatorze może brać cenę z bazy produktów albo mieć własną, stałą kwotę wpisaną ręcznie. Do tego narzut procentowy lub kwotowy, pozycje opcjonalne i reguły warunkowe typu „jeśli klient wybierze X, dorzuć Y w ilości Z".Efekt? Ten sam silnik, który wycenia instalację fotowoltaiczną, policzy wymianę połaci dachu, docieplenie budynku, montaż okien albo instalację teletechniczną. Nie trzeba pisać nowego kodu — trzeba skonfigurować nowy kalkulator.Druga rzecz, z której jestem najbardziej dumny — system wymusza obieg dokumentacji. Definiujesz, jakie dokumenty są wymagane na którym etapie: wniosek kredytowy przed uruchomieniem umowy, projekt przed wysłaniem do realizacji, zdjęcia z wizji lokalnej, założenia techniczne, protokół po montażu. Bez kompletu zlecenie nie idzie dalej. Koniec dzwonienia „wysłałeś to w końcu?".I trzecia, która przesuwa ten system z półki CRM na półkę ERP: rozliczenia inwestycji. Każda umowa rozbija się na koszty, marżę firmy i prowizje wszystkich uczestników sprzedaży — handlowca, jego menadżera i dyrektora. Dashboard pokazuje rentowność w czasie rzeczywistym. To już nie jest zarządzanie relacjami z klientem. To zarządzanie zasobami firmy — czyli dokładnie to, czym jest system ERP.Zespół klienta klikał po systemie już po kilku tygodniach od startu i zgłaszał uwagi na bieżąco. To przewaga modelu SaaS nad klasycznym software house'em, gdzie płacisz sto kilkadziesiąt tysięcy z góry i czekasz pół roku na premierę.

Moduły systemu

Konfigurowalna baza produktów
Pozycje z ceną zakupu, zdjęciem, kartą katalogową PDF i opisem. To z niej kalkulatory czerpią ceny — a że bazę konfiguruje sam klient, system nie jest przywiązany do żadnej branży.
Kalkulatory z regułami warunkowymi
Wiele niezależnych kalkulatorów. Pozycja bierze cenę z bazy produktów albo ma własną stałą kwotę. Narzut procentowy lub kwotowy, pozycje opcjonalne i reguły „jeśli wybrano X, dodaj Y". Symulator liczy wynik na żywo.
Klienci i lejek sprzedaży
Największy moduł systemu — blisko 16 tysięcy linii kodu. Karta klienta z historią kontaktów, audytem wstępnym i pełną ścieżką od pierwszego telefonu do podpisu.
Konfigurator pól audytu
Sam decydujesz, jakie dane zbiera handlowiec na wizji: które pola wymagane, które opcjonalne i pod jaką branżę. Inny zestaw dla fotowoltaiki, inny dla termomodernizacji.
Kreator ofert
Edytor szablonu ze zmiennymi i podglądem na kartce A4. Układasz ofertę jak dokument w edytorze tekstu — bez znajomości HTML. Osobny wzór dla każdej branży.
Kreator umów i podpis elektroniczny
Umowa powstaje z szablonu i danych z kalkulacji. Klient podpisuje elektronicznie, dokument ląduje w PDF-ie i wraca do karty zlecenia.
Wymuszony obieg dokumentacji
Definiujesz, jakie dokumenty są wymagane na którym etapie — wniosek kredytowy, projekt, zdjęcia z wizji, założenia techniczne. Bez kompletu zlecenie nie idzie dalej.
Umowy i FSM
Serce części terenowej — ponad 9 tysięcy linii. Karta zlecenia z akordeonami działów: BOK, dział techniczny, koordynacja, magazyn, dokumentacja. Działy pracują równolegle, nie w kolejce.
Realizacje i koordynacja ekip
Lista, kalendarz i karta montażu. Koordynator planuje ekipy, widzi statusy i wie, które zlecenie czeka na materiał, a które na dokument.
Magazyn z kompletacją BOM
Lista materiałowa generowana wprost z kalkulacji. Magazynier kompletuje i wydaje, a system pilnuje różnic, gdy zlecenie wraca do poprawki.
Kreator protokołów odbioru
Konfigurowalny wzór protokołu z pozycjami zdjęciowymi. Ekipa zamyka montaż dokumentem i fotografiami, a nie telefonem do biura.
Wielopoziomowa struktura organizacji
Hierarchia zamiast płaskiej listy pracowników. Dyrektorzy, menadżerowie, handlowcy, ekipy — każdy widzi dokładnie tyle, ile powinien.
Rozliczenia inwestycji i rentowność
Moduł, który przesuwa system w stronę ERP. Umowa rozbita na koszty, marżę firmy i prowizje uczestników sprzedaży. Rentowność każdej inwestycji widoczna w dashboardzie.
Prowizje uczestników umowy
Moduł, który przesuwa system w stronę ERP. Umowa rozbita na koszty, marżę firmy i prowizje uczestników sprzedaży. Rentowność każdej inwestycji widoczna w dashboardzie.
Prowizje uczestników umowy
Naliczane od kalkulacji i rozbite na całą drabinę — handlowca, menadżera, dyrektora regionu. Kwoty zamrażane przy zatwierdzeniu, więc zmiana stawek nie przepisuje historii.
Dashboard sprzedażowy
Dwa widoki — podstawowy dla zespołu, rozszerzony dla zarządu. Wyniki spotkań, wartości umów, rentowność i aktywność użytkowników na żywo.
Spotkania
Kalendarz i tabela spotkań handlowych z wynikami. Widać nie tylko ile spotkań się odbyło, ale co z nich wyszło.
Generatory PDF
Oferty, umowy, protokoły, zlecenia i karty montażowe — wszystko jako gotowy PDF z układem zgodnym z szablonem.
System mailowy z kolejką
Globalna kolejka wysyłki z szablonami, logiem i kopią zapasową. Powiadomienia lecą do handlowca, klienta i ekipy na każdym etapie.
Uprawnienia i dziennik zdarzeń
Role z osobnymi zakresami widoczności, limit prób logowania i audit log. Zawsze wiadomo kto, co i kiedy zmienił.

Efekty wdrożenia

90 000+
linii kodu
29
modułów systemu
< 2
miesiące od zera do wdrożenia
mies.
0
linii kodu przy nowej branży

Dedykowany system CRM w niecałe dwa miesiące — jak to możliwe

Ponad 90 tysięcy linii kodu. Dwadzieścia dziewięć modułów. Od pustego repozytorium do systemu, w którym pracuje cała firma — w niecałe dwa miesiące, razem z wdrożeniem administratorów.Wiem, jak to brzmi. Klasyczne wdrożenie oprogramowania tej klasy to sześć do dwunastu miesięcy i faktura na sto kilkadziesiąt tysięcy złotych. Skąd ta różnica?Z architektury. Nie piszemy każdego panelu od nowa — mamy sprawdzone wzorce: warstwę migracji bazy danych, wspólny router z kontrolą uprawnień, globalny system mailowy, jednolitą warstwę interfejsu. Nowy moduł to składanie z gotowych elementów, nie budowa od fundamentów. Do tego jeden architekt, który zna cały system od podszewki, zamiast trzech warstw menedżerów przekazujących sobie specyfikacje.I rzecz, która wygląda niepozornie, a robi największą różnicę: pierwsze moduły trafiły na produkcję po kilku tygodniach. Zespół klikał po nich naprawdę i mówił, co jest nie tak — wtedy, gdy poprawka kosztowała godzinę, a nie przepisanie połowy systemu.
crmsystem

Oprogramowanie CRM dla firmy fotowoltaicznej, które policzy też dach i docieplenie

To jest ta część, która zaskakuje najbardziej. Bo w kodzie tego systemu nie ma ani jednej linijki o panelach, falownikach czy magazynach energii.Serce stanowi baza produktów, którą klient konfiguruje sam: nazwa, cena zakupu, zdjęcie, karta katalogowa. Na niej stoją kalkulatory — też konfigurowalne, każdy z własnym zestawem pozycji. I teraz kluczowy szczegół: pozycja w kalkulatorze może pobierać cenę z bazy produktów albo mieć własną stałą kwotę wpisaną ręcznie. Do tego narzut procentowy lub kwotowy, pozycje opcjonalne i reguły warunkowe — jeśli klient wybierze to, dorzuć tamto w takiej ilości.Rozumiesz, co to oznacza? Ten sam silnik, który liczy instalację fotowoltaiczną, policzy wymianę połaci dachu, docieplenie budynku, wymianę okien albo instalację teletechniczną. Bez pisania kodu. Konfigurujesz nowy kalkulator, dodajesz produkty, ustawiasz reguły — i wyceniasz nową branżę tego samego dnia.Firma działająca w kilku obszarach robi sobie osobny komplet dla każdego: własny kalkulator, własny wzór oferty, własną umowę, własny protokół i własne pola audytu. Jeden system obsługuje wszystkie, a handlowiec wybiera tylko właściwy kalkulator z listy.To różnica między systemem dla branży a systemem, który skonfigurujesz pod dowolną branżę. Więcej o tym podejściu piszemy przy dedykowanych systemach CRM i ERP.
oprogramowanie crm

Obieg dokumentacji między działami — największy problem średnich firm

Zapytaj właściciela średniej firmy usługowej, co go najbardziej wkurza. Rzadko powie, że sprzedaż. Zwykle: że nikt nie wie, na czym stoi zlecenie.Bo handlowiec sprzedał i poszedł dalej. Dział techniczny czeka na projekt. Koordynator na zdjęcia z wizji. Magazyn na potwierdzenie umowy. Każdy czeka na kogoś, wszyscy dzwonią do wszystkich, a zlecenie stoi tydzień, bo brakuje jednego skanu.Ten system rozwiązuje to inaczej niż przez przypominajki. Po prostu nie pozwala pójść dalej. Definiujesz, jakie dokumenty są wymagane na którym etapie — wniosek kredytowy przed uruchomieniem, projekt przed wysłaniem do realizacji, zdjęcia z wizji lokalnej, założenia techniczne, protokół po montażu. Brakuje czegoś? Zlecenie nie przechodzi do następnego działu.Listę wymagań konfiguruje klient, nie programista. Inna branża, inne dokumenty — ustawiasz w panelu. Fotowoltaika potrzebuje projektu i zgłoszenia do operatora, docieplenie audytu energetycznego, a montaż okien pomiarów z natury.Efekt uboczny okazał się ciekawszy niż sam mechanizm: skoro wszystko jest w karcie zlecenia, ludzie przestali wysyłać sobie pliki mailem. A skoro przestali, nikt już nie pyta „która wersja jest aktualna?".
polski crm

Od CRM do systemu ERP — rozliczenia inwestycji i rentowność

Granica między CRM a ERP jest prostsza, niż się wydaje. CRM zarządza relacją z klientem. ERP zarządza zasobami firmy — pieniędzmi, materiałem, ludźmi i tym, czy przedsięwzięcie w ogóle się opłaca.Ten system zaczął jako CRM z FSM, ale kolejne moduły przesuwają go na drugą stronę tej granicy. Każda umowa rozbija się dziś na trzy warstwy: koszty realizacji, marżę firmy i prowizje wszystkich uczestników sprzedaży — handlowca, jego menadżera, dyrektora regionu. To nie jest tylko ewidencja. To rachunek rentowności każdej pojedynczej inwestycji.Dashboard pokazuje to na żywo. Nie „ile sprzedaliśmy", tylko „ile na tym zarobiliśmy po odjęciu materiału, robocizny i prowizji". Właściciel widzi, które zlecenia niosą firmę, a które tylko generują ruch.W firmach o rozbudowanej strukturze to jest przełom. Bo prowizja od jednej umowy rozchodzi się na kilka poziomów, a każdy poziom ma inne zasady. Excel to udźwignie — dopóki ktoś nie pomyli wiersza. Potem zaczynają się rozmowy „mnie się należało więcej" i nikt nie umie odtworzyć, jak było naprawdę.W systemie kwoty zamrażają się w momencie zatwierdzenia umowy, więc późniejsza zmiana stawek nie przepisuje historii wstecz. Każdy uczestnik ma swój panel: widzi, co mu się należy, co wypłacono i z których umów. Właściciel przestaje być kalkulatorem, zespół przestaje pytać.
crm i erp dla firmy

Co dalej — integracja systemu ERP z księgowością

System pracuje, ale rozwój się nie zatrzymał. Na warsztacie jest pełny rozwój, żeby dane z umów i rozliczeń szły prosto do księgowości, bez przeklejania z ekranu na ekran.Architektura jest na to gotowa: wszystkie zmiany w bazie idą przez wersjonowane migracje, moduły są od siebie odseparowane, a dane trzymane w strukturze, którą da się wystawić na zewnątrz. Dołożenie kolejnego kanału to praca nad jednym modułem, nie przebudowa systemu.I w tym sens robienia rzeczy dedykowanie. Gotowe oprogramowanie ERP ma tyle integracji, ile przewidział producent. Twój własny system — tyle, ile potrzebujesz. Dziś księgowość, jutro pełny system magazynowy.
crm dla małej firmy

Najczęściej zadawane pytania

CRM zarządza relacją z klientem — kontaktami, lejkiem sprzedaży, historią rozmów. ERP idzie dalej: obejmuje zasoby firmy, czyli materiał, koszty, rozliczenia i rentowność przedsięwzięć. Ten system zaczął jako CRM z modułem FSM, a dziś ma rozliczenia inwestycji z podziałem na koszty, marżę i prowizje — czyli wchodzi już na obszar ERP. Różnicę rozpisaliśmy szerzej w artykule o kosztach systemów CRM dla firm.

FSM to Field Service Management, czyli zarządzanie pracą w terenie: planowanie ekip montażowych, wydania z magazynu, dokumentacja montażu i odbiory. CRM kończy się na podpisanej umowie, FSM dopiero wtedy zaczyna. Firma usługowa potrzebuje obu, bo jej proces to łańcuch od wyceny aż po rozliczenie.

Nie. System powstał dla firmy z branży OZE, ale w kodzie nie ma nic specyficznego dla fotowoltaiki. Wyceny opierają się na konfigurowalnej bazie produktów i kalkulatorach z regułami warunkowymi, które ustawia sam klient. Ten sam silnik policzy wymianę połaci dachu, docieplenie, montaż okien czy instalację teletechniczną. Nowa branża to nowa konfiguracja, nie nowy kod.

Każdy kalkulator ma własny zestaw pozycji. Pozycja może pobierać cenę z bazy produktów albo mieć własną stałą kwotę — przydaje się przy usługach i robociźnie. Do tego narzut procentowy lub kwotowy, pozycje opcjonalne oraz reguły warunkowe: jeśli klient wybierze określoną opcję, system sam dorzuci powiązaną pozycję w zadanej ilości. Wynik przelicza się na żywo.

Dla każdego etapu procesu definiujesz listę wymaganych dokumentów — wniosek kredytowy, projekt, zdjęcia z wizji lokalnej, założenia do realizacji, protokół odbioru. Dopóki komplet nie jest wgrany, zlecenie nie przechodzi do kolejnego działu. Listę konfiguruje klient w panelu, więc każda branża ma własny zestaw wymagań.

Ten powstał w niecałe dwa miesiące — ponad 90 tysięcy linii kodu i 29 modułów, razem z wdrożeniem administratorów. Wdrażamy modułami, więc pierwsze części trafiają na produkcję po kilku tygodniach i zespół testuje je, gdy zmiany są jeszcze tanie. Termin zależy od zakresu, ale nie mówimy o roku pracy.

Nie. Wzory ofert, umów i protokołów powstają w kreatorach z podglądem A4 — układasz dokument jak w edytorze tekstu i wstawiasz zmienne. Bazę produktów, kalkulatory, pola audytu i wymagania dokumentowe konfiguruje się w panelu administratora. Znajomość HTML nie jest potrzebna.

Model jest dwuczłonowy: opłata wdrożeniowa i roczna subskrypcja obejmująca utrzymanie, aktualizacje i wsparcie. Kwota zależy od zakresu — inaczej wycenia się sam CRM z kalkulatorem, a inaczej pełną platformę z FSM, magazynem i rozliczeniami inwestycji. Realne widełki rynkowe rozpisaliśmy w artykule ile kosztuje system CRM dla firmy.

Chcesz podobne rozwiązanie?

Opowiedz nam o swojej firmie — co robisz, z czym się mierzysz, czego potrzebujesz. Porozmawiamy bez zobowiązań.

Umów bezpłatną konsultację
Zobacz inne firmy w ekosystemie